A. Generelles

• In C365 lassen sich für die verschiedenen Belegtypen (Angebot, Auftrag, …) Vorlagen auf Basis MS Word mit Variablen hinterlegen.
• Diese Variablen werden später bei der PDF-Generierung mit den Werten des Beleges gefüllt.
• Standardmäßig werden bei der Einrichtung eines C365-Accounts die Standard-Word-Vorlagen mit allen relevanten Variablen von CATOSO eingespielt. 
• Diese Word-Vorlagen können bei Bedarf kundenseitig angepasst werden.

B. Word-Vorlagen herunterladen bzw. hochladen

• Über den Menüpunkt „Berichtsvorlagen“ des Hauptmenüs lassen sich die hinterlegten Word-Vorlagen aufrufen.
• Um eine Wordvorlage anzupassen, muss diese zunächst über einen Klick auf den Dateinamen heruntergeladen werden:

• Möchte man eine Word-Vorlage hochladen, muss zunächst die in der Berichtsvorlage hinterlegte Word-Vorlage entfernt werden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Dateinamen, damit das Lösch-Icon erscheint:

• Nach Klick auf das Lösch-Icon wird die Vorlage entfernt.
• Danach kann die neue Word-Vorlage hochgeladen werden. 

C. Word-Vorlagen anpassen

• Die Word-Vorlagen sind alle nach dem gleichen Schema aufgebaut. Jede Vorlage enthält ein Set von Variablen, die in geschweiften Klammern „{…}“ im Dokument vorhanden sind:

• Diese Variablen können an eine beliebige Stelle der Vorlage gesetzt, mit normalem Text gemischt oder auch von der Vorlage entfernt werden.
• Es können ebenfalls fixe Texte oder Grafiken in die Vorlagen eingefügt werden.
• Für Anpassungen gibt es aktuell folgende Einschränkungen: 
  • Die Positionsliste (im obigen Screenshot gelb markiert) kann nicht variabel gestaltet werden, da diese vom CRM mit aller Komplexität (Gruppen, Zwischensummen, Alternativ-/Optionalpositionen, Rabatte usw.) automatisch eingefügt wird. Es gibt ein paar Variablen, über die bestimmte Einstellungen vorgenommen werden können. Dies wird weiter unten in diesem Dokument erläutert.
  • Die in den Vorlagen befindlichen Tabellen sollten nicht gelöscht werden, da diese fix angesprochen werden. Die Tabellen können bei Bedarf aber geleert oder in der Größe angepasst werden.