CATOSO GmbH Knowledge Base

Neue Version eines Angebots erstellen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Neue Angebotsversionen erstellen Sie in der Regel dann, wenn Sie eine Historie verschiedener Angebote an den Kunden aufbewahren wollen, z.B. Alternativangebote. Um eine neue Angebotsversion zu erstellen, öffnen Sie das gewünschte Angebot und klicken in der Toolbar auf den Button „Neue Version“. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Angebot

Genehmigungsprozess

Published January 31st, 2025 by Julian Uduevborho

Eingangsrechnungen unterstützen einen Genehmigungsprozess mit zwei Genehmigern. Dazu gibt es ein neues Register „Genehmigung“, in dem die Genehmiger zugeordnet werden können: Die Zuordnung kann manuell oder bei Bedarf auch automatisiert durch Workflows erfolgen (z.B. auf Basis einer Betragsschwelle). Die Genehmigung erfolgt dabei hintereinander, d.h

SharePoint-Application-User erstellen

Published March 31st, 2025 by Julian Uduevborho

Einleitung Für den Zugriff auf SharePoint wird ein SharePoint-Application-User benötigt. Es handelt sich dabei um einen User, der für die Kommunikation zwischen Systemen verwendet wird und in der Regel keine eigene Lizenz benötigt.Im Zusammenhang mit den CATOSO-AddOns wird ein SharePoint-Application-User beispielsweise verwendet, um die Erstellung v

Projekt aus Auftrag erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Sie können ein Projekt auch auf Basis eines Auftrages erstellen. In diesem Fall wird pro Auftragsposition ein Arbeitspaket und eine dazugehörige Aufgabe im Projekt erstellt. Um aus einem Auftrag ein Projekt zu erstellen, öffnen Sie den Auftrag und wählen in der Toolbar den Button „Projekt erstellen“.

Felder

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Optionsfeldern sollten bestehende Optionen (die nicht kundenindividuell hinzugefügt wurden) nicht gelöscht sondern maximal überschrieben werden. Zusätzliche Optionen können in der Regel problemlos ergänzt werden. Hinweis: Gelöschte Optionen aus den CATOSO-AddOns können nicht mehr wiederhergestellt werden und können dazu führen, dass bestimmte Pr

Servicevorlagen automatisch zuordnen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Über das Auswahlfeld "Autom. Zuordnung" kann angegeben werden, ob die Servicevorlage automatisch in eine Anfrage eingefügt wird, wenn die in der Vorlage definierte Leistungsart einer Anfrage zugeordnet wird. Die Zuordnung kann dabei so eingestellt werden, dass sie nur für die in der Servicevorlage zugeordnete Firma gilt oder für alle Firmen.

Verwaltung CC-Kontakte in Anfragen

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Anfragen sind bis zu vier CC-Kontakte und bis zu zwei CC-Benutzer hinterlegbar, die bei E-Mails an den Kunden berücksichtigt werden können: Bei Firmen können bis zu zwei CC-Kontakte und bis zu zwei CC-Benutzer hinterlegt werden, die automatisch bei der Erstellung einer Anfrage gezogen werden, wenn die Firma zugeordnet wird. Beim Eingang einer E-

Splitten und Zusammenführen

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Mehrere Anfragen können zusammengeführt oder gesplittet werden. Das Zusammenführen von Anfragen kommt zum Einsatz, wenn mehrere gleichartige Anfragen von einer Firma vorhanden sind. Um Anfragen zusammenzuführen, wählen Sie die entsprechenden Anfragen in der Liste aus und klicken dann den Button „Anfragen zusammenführen“: Nach Auswahl der Master-Anfr

Nummernkreise

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die Nummernkreise legen Sie fest, wie Nummern verschiedener Entitäten (z.B. Angebot, Auftrag, Rechnung) aufgebaut sind. Basiseinstellungen werden bei der Installation der CATOSO AddOns bereits mitgeliefert. Die Felder „Namen“ und „Entität“ sollten nicht geändert werden. Die anderen Felder können Sie nach Ihrem Bedarf anpassen. Im Feld „Aktuelle

Zeiten über Stoppuhr erfassen

Published May 26th, 2025 by Julian Uduevborho

Um einen Zeiteintrag per Stoppuhr zu erfassen, wählen Sie zunächst im Bezugsbereich einen Bezug aus. Dadurch werden schon bestimmte Felder wie „Bezug“ und „Kunde“ vorbelegt. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Daten (z.B. Beschreibung) im Zeiteintragsbereich. Klicken Sie in der Toolbar auf den Start-Button um die Stoppuhr zu starten. Die Stoppuhr oben r

Abwesenheitsanträge (Generell)

Published February 14th, 2025 by Julian Uduevborho

Mit der Abwesenheitsverwaltung organisieren Sie Urlaubsanträge, Krankmeldungen und andere Arten von Abwesenheiten, die nicht mit Kundenterminen in Verbindung stehen. Nach Erfassung des Abwesenheitsantrages durch einen Mitarbeiter durchläuft der Antrag auf Wunsch einen Freigabeprozess. Nach Freigabe wird die Abwesenheitsinformation automatisch im Kal

Status "In Bearbeitung" automatisch setzen

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn eine Anfrage den Status "Offen" hat und ein Zeiteintrag (per Web / Stoppuhr / TimeApp) darauf gebucht wird, wird der Status automatisch auf "In Bearbeitung" gesetzt. Damit wird der Status auch dann gesetzt, wenn ein Benutzer dies versehentlich vergessen sollte.

Freigabeprozess

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Der Freigabe-Prozess kann bis zu zwei Stufen umfassen (z.B. kaufmännische und technische Freigabe). Die Freigabe wird im Auftrag im Abschnitt „Genehmigung“ definiert: Die Belegung der Felder kann manuell oder über Workflows automatisiert erfolgen, z.B. in Abhängigkeit von Wertgrenzen. Generell kann ein Beleg mit aktivierter Freigabe nur dann auf de

Variablen in Texten

Published January 22nd, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Angeboten können in den Kopf- und Fußtexten Variablen verwendet werden, die dynamisch beim Generieren der PDFs gefüllt werden. Damit lässt sich zum Beispiel die Anrede im Kopftext automatisch einfügen. Die Variablen müssen jeweils in geschweiften Klammern eingegeben werden, z.B. „{Contact.Salutation}“. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

Ausdruck SEPA-Mandant-PDF

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Bei einer Firma oder einem Vertrag kann unter „Berichte ausführen“ der Report „SEPA-Mandat“ ausgeführt werden. Die entsprechenden Daten kommen aus dem Firmen- bzw. Vertragsdatensatz.Das Formular kann dem Kunden zur Unterschrift zugesendet werden.

KB-Artikel (Generell)

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die sogenannten (Knowlegde Base) - „Artikel“ wird in MS CRM die Wissensdatenbank abgebildet. KB-Artikel können durchsucht, mit Anfragen verbunden und in E-Mails als Feedback an den Kunden eingebettet werden.

Erstellung über Bestellung

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

In Bestellungen können Positionen markiert und über den Button „Serviceobjekt erstellen“ in Serviceobjekte überführt werden. Pro Bestellposition wir dabei ein Serviceobjekt erstellt. Um die Serviceobjekte übergeordnet zusammenzufassen, wird zusätzlich pro Bestellung automatisch eine Serviceobjektgruppe erstellt. Sie enthält die Serviceobjekte einer

Erfassung von Zeiteinträgen über die CATOSO TimeApp

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO TimeApp bietet einen komfortablen Weg um Zeiteinträge im Zusammenspiel mit den CATOSO AddOns für MS CRM zu erfassen, ohne dass der Benutzer sich in MS CRM befinden muss. Sie kann problemlos in die Taskbar eingebunden und von dort mit einem Klick gestartet werden. Alle Daten werden in Echtzeit aus MS CRM gelesen bzw. dorthin geschrieben, e

Generelles

Published January 31st, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Finanzen > Lastschriften“ gibt es ein Modul zum Erstellen und Verwalten von Lastschriften. Die Lastschriften können im SEPA-Format exportiert und in Banking-Software importiert/verarbeitet werden. Damit Rechnungen automatisch in eine Lastschrift übernommen werden, müssen sie einer Zahlungsbedingung vom Typ „per Lastschrift“ zugeordnet sein

Angebot überarbeiten

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Im Vergleich zur Erstellung einer neuen Angebotsversion (siehe unten) erfolgt bei der Angebotsüberarbeitung keine Änderung der Versionsnummer. Ebenso wird keine Kopie es Angebotes erstellt. Die Überarbeiten-Funktion wird in der Regel für kleinere Anpassungen verwendet und öffnet einfach das Angebotsformular wieder zur Bearbeitung. Um ein Angebot zu

Bei Ablauf der Gültigkeit den Status „Verloren“ setzen

Published January 23rd, 2025 by Julian Uduevborho

Über einen Batch-Job lassen sich Angebote, deren Gültigkeit abgelaufen ist, auf den Status „Verloren“ setzen. Zusätzlich wird ins Bemerkungsfeld des entsprechenden Angebots der Text "Angebot wurde automatisch nach Ablauf der Gültigkeit storniert". geschrieben. Der Code für den Batch-Job lautet "Quote / CheckValidDate".

Angebotsgültigkeit automatisch errechnen

Published January 22nd, 2025 by Julian Uduevborho

In den Systemeinstellungen kann definiert werden, mit welcher Dauer (in Tagen) die Angebotsgültigkeit vorbelegt werden soll. Bei der Neuerstellung eines Angebots, einer neuen Version oder einer Kopie wird das Gültigkeitsdatum entsprechend automatisch vorbelegt:

Zahlungen zu Rechnungen erfassen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Rechnungen können Eingangszahlungen erfasst werden: Wenn der offene Rechnungsbetrag größer der Gesamtsumme der erfassten Eingangszahlungen ist, wird der Rechnungsstatus auf „Teilbezahlt“ gesetzt. Ansonsten erhält die Rechnung den Status „Bezahlt“. In der Rechnung wird im Feld „Betrag bezahlt“ angezeigt, was bereits vom Kunden bezahlt wurde.

Serviceobjekt erstellen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Service -> Serviceobjekte“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Serviceobjekt-Nummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie dem Serviceobjekt einen Kunden zuordnen, werden die Standort-Felder mit de

Rechnung auf Basis eines Auftrags erstellen

Published January 24th, 2025 by Julian Uduevborho

Öffnen Sie den Auftrag, auf dessen Basis Sie eine Rechnung erstellen möchten. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Rechnung erstellen“. Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn der Auftrag den Status „Gesendet“, „Erfüllt“ oder „Teilweise berechnet“ hat. Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit der neuen Rechnung. Die Felder sind soweit wie möglich

Workflow-Vorlagen

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Die Solution enthält eine Workflow-Vorlage zur Überwachung des Feldes „Garantie bis“. Der Workflow bewirkt, dass der Besitzer des Arbeitsmittels 4 Wochen vor Ablauf des Datums eine Aufgabe zugewiesen bekommt.

Reisekosteneinstellungen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

In den Reisekosteneinstellungen werden die Parameter der Reisekostenabrechnung eingestellt, z.B. Sachkostenbezüge und Kilometerpauschalen: Die aktuellen Werte werden mit Installation der CATOSO AddOns ausgeliefert. Bei Änderungen erhalten Sie von CATOSO die aktualisierten Daten. Bitte prüfen Sie bei Änderungen des Reisekostenrechts unabhängig davon

Auftrag erstellen

Published January 24th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Vertrieb -> Aufträge“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Auftragsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einem Auftrag einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den Werten vorbele

FIBU-Belege und FIBU-Journale

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

FIBU-Belege Bei aktivierter Datev-Schnittstelle werden für Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen die sogenannten FIBU-Belege erstellt, die wiederum später im Zusammenspiel mit den FIBU-Journalen die Grundlage für die Datev-Übergabe bilden. Die FIBU-Belege enthalten im Wesentlichen die Daten des entsprechenden Ursprung-Belegs, allerdings ku

Proforma Rechnungen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Rechnungsformular gibt es eine Checkbox "Proforma". Wenn diese markiert ist, wird im Rechnungs-PDF anstelle "Rechnung" das Wort "Proforma-Rechnung" gedruckt. Diese Funktion steht nur in den Standard-Reports zur Verfügung, nicht in kundenspezifisch angepassten Reports.

Automatische Vertragsverlängerung

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Verträgen kann eine automatische Vertragsverlängerung eingerichtet werden. Wenn ein Vertrag zum Kündigungszeitpunkt nicht gekündigt wurde (d.h. die Checkbox „In Kündigung“ ist nicht markiert), wird der Vertrag um die im Feld „Vertragsverlängerung“ angegebenen Monate verlängert: Bei der automatischen Verlängerung wird der Kündigungszeitpunkt sowi

Kontostände (Generell)

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Finanzen > Kontostände“ können Kontostände zu verschiedenen Konten erfasst und über Diagramme dargestellt werden:

Vertrag aus Angebot erstellen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Aus einem Angebot kann ein Vertrag erstellt werden. Der Vertrag enthält die wesentlichen Daten des Angebots. Gehen Sie dazu im Angebot in der Toolbar auf den Menüpunkt „Vertrag erstellen“: Damit entfällt die manuelle Anlage eines Vertrags, da die wesentlichen Inhalte aus einem Angebot übernommen und angepasst werden können.

Kopieren von Verträgen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Verträgen können über den Button „Vertrag kopieren“ in der Toolbar inkl. der zugeordneten Vertragszeile kopiert werden. Die Verträge erhalten dabei eine neue Vertragsnummer und der Titel den Suffix "(Kopie)". Die Datumsangaben werden auf das aktuelle Datum geändert

Mindestabrechnungszeit abhängig von Priorität

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

In der Vertragszeile können Sie einstellen, ob die Mindestabrechnungszeit in Abhängigkeit von der Priorität der Anfrage mit einem Faktor multipliziert werden soll, um z.B. für Anfragen mit hoher Priorität mehr abzurechnen wenn der Aufwand unter einem bestimmten Zeitlimit bleibt. Um den entsprechenden Faktor einzustellen, gehen Sie bitte in die gewün

Ausdruck von Verträgen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Verträge können über den Button „Vertrag drucken“ in der Toolbar ausgedruckt werden. Wie bei den anderen Verkaufsbelegen gibt es auch im Vertragsformular Felder um einen Kopf- und Fußtext zu pflegen. Die Standardtexte dazu können unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Textvorlagen“ erstellt werden.

Eingangsrechnung aus E-Mail erstellen

Published January 31st, 2025 by Julian Uduevborho

Um eine E-Mail aus Outlook in eine Eingangsrechnung umzuwandeln, muss wie folgt vorgegangen werden: E-Mail in Outlook markieren und über den Button „Dynamics 365“ (siehe Punkt 1) die Dynamics 365-Pane aufrufen: Über Punkt 2 die E-Mail im CRM nachverfolgen An dieser Stelle werden in der Dynamics 365-Pane schon einige Daten zur Firma und dem Kont

Eingangsrechnung erfassen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Eingangsrechnungen“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Verschiedene Felder werden dabei automatisch berechnet (z.B. Betrag (brutto), Fälligkeitsdatum), können bei Bedarf aber überschrieben werden. Legen Sie im Feld „Besitzer“ fest, wer die Eingangsrech

Positionen in Eingangsrechnungen erfassen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Eingangsrechnungen können optional Positionen eingegeben werden, denen abweichende Kostenarten zugeordnet werden können. Bei Genehmigung einer Eingangsrechnung werden die Positionen automatisch in Kostendatensätze inkl. der entsprechenden Kostenart umgewandelt. Aus den Positionen können manuell Fremdkosten erstellt werden, die wiederum eine

Faktura nur von erfüllten Positionen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Systemeinstellungen“ kann unter dem Punkt „Auftrag in Rechnung“ eingestellt werden, ob bei Faktura eines Auftrags nur erfüllte Positionen in Rechnungen übertragen werden oder alle Positionen. Die Standardeinstellung ist die Übertragung von allen Positionen, wobei nicht zu fakturierende Positionen w

Finanzauswertungen

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Es gibt eine Funktion die automatisch auf Basis der Eingangsrechnungen, Kosten und Rechnungen die Kennzahlen Umsatz, Kosten und Profit errechnet, die dann zusammen in Diagrammen dargestellt werden können: Die entsprechenden Daten finden Sie unter „Finanzen > Finanzergebnis“. Dort stehen verschiedene Diagramme zur Verfügung. Die Berechnung erfolgt

Berechnungstypen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Über Berechnungstypen legen Sie fest, wie Aufwände abgerechnet werden sollen. Entsprechend den Berechnungstypen die einem Kunden bzw. einem Projekt zugeordnet sind, werden Zeiteinträge, Fremdkosten oder Reisekosten als fakturierbar oder nicht fakturierbar gekennzeichnet. Für die Reisekosten kann an dieser Stelle zusätzlich eingestellt werden, ob si

Einstellung Faktura-Wege

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Generell können Zeiteinträge über verschiedene Wege fakturiert werden. Dazu gehört die Abrechnung direkt aus der Zeiteintragsliste heraus oder die Abrechnung über Anfrage, Vertrag oder Projekt. Durch das neue Modul „Leistungsnachweis“ gibt es nun einen zusätzlichen Weg der Faktura, der zum Teil andere Weg ersetzen kann. In den Systemeinstellungen ka

E-Mail mit PDF-Anhang erstellen

Published January 23rd, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Angeboten gibt es in der Toolbar die Funktion „E-Mail erstellen“, mit der bei per Klick eine E-Mail erstellt wird mit dem entsprechenden PDF-Beleg im Anhang: Die erstellte PDF-Datei hat als Dateinamen die Art des Belegs sowie die Belegnummer (z.B. Angebot AN-123456.pdf). Die erzeugte E-Mail enthält als Absender den aktuellen Benutzer und als Emp

Lead in Verkaufschance überführen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Um aus einem Lead eine Verkaufschance zu erstellen, öffnen Sie den gewünschten Lead und wählen in der Toolbar den Button „Qualifizieren“: Nun erscheint ein Auswahl-Dialog in dem Sie wählen können, welche Entitäten aus dem Lead erstellt werden sollen: Firma Kontakt Verkaufschance Nach Bestätigung werden die entsprechenden Datensätze erstellt und mit

Aufteilung Reisekosten auf mehrere Kunden

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Das Reisekosten-Modul bietet auch die Möglichkeit bei einer Reise, die mehrere Kunden betrifft, die Kosten anteilig pro Kunde zu verteilen und bei Bedarf zu fakturieren. Dies wird über untergeordnete Reisekosten realisiert, die zur normalen Reisekosten-Abrechnung hinzugefügt werden können. Die untergeordneten Reisekosten werden auf der rechten Seite

Prüfung von Datensätzen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Der Block „DSGVO“ in den Lead- und Kontaktformularen inkludiert das Feld „Prüfdatum DSGVO“ . Das Datum in diesem Feld zeigt das nächste Datum, an dem überprüft werden sollte, ob der Zweck zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten weiterhin vorliegt. Das Prüfdatum DSGVO richtet sich nach den Angaben in den Feldern „Einwilligungsdatum DSGVO“ und „

Lieferantenvertrag erfassen

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Lieferantenverträge“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Verschiedene Felder werden dabei automatisch belegt (z.B. Vertragsstart), können bei Bedarf aber überschrieben werden. Speichern Sie den Lieferantenvertrag ab. Aktivitäten können im Bereich „Aktiv

Berichtstexte

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Die Berichtstexte enthalten die Texte, die in Verkaufsbelegen verwendet werden. Sie werden standardmäßig bei der Installation der CATOSO AddOns mitgeliefert und müssen in der Regel nicht mehr angepasst werden.

Vertragsvorlagen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Verträge können über die Checkbox „Vorlage“ als Vertragsvorlage markiert werden: Um einen Vertrag aus einer Vorlage zu erstellen, genügt ein Klick auf den Button „Vertrag kopieren“ in der Toolbar. Vertragsvorlagen werden bei Berechnung des Auftragsbestandes ausgeschlossen. In "normalen" Ansichten werden die Vorlagen nicht angezeigt, sie erscheinen n

Urlaubsantrag erstellen

Published February 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Urlaubsanträge werden über die Abwesenheitsanträge abgewickelt. Gehen Sie auf „Arbeitsbereich -> Abwesenheitsanträge“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Nummer des Anwesenheitsantrags wird beim Speichern automatisch erstellt. Wählen Sie über die Felder „Datum von“ und „Datum

Rechnung aus Lieferschein erstellen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Rechnungen können nur aus Lieferscheinen erstellt werden, die einen Auftragsbezug haben. Öffnen Sie den Lieferschein, aus dem Sie eine Rechnung erstellen möchten. Achten Sie darauf, dass der Lieferschein den Status „Gesendet“ hat. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Rechnung erstellen“. Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit der neuen Rechnung

Serviceobjekte (Generell)

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Über das Modul „Serviceobjekte“ (zu finden unter „Service -> Serviceobjekte“) lassen sich Objekte verwalten, für die Ihr Unternehmen Support erbringt bzw. Anfragen erfasst. Dies kann beispielsweise Hardware (Server, Router, …) oder Software (Lizenzen, Nutzungsrechte, …) sein. Da jede Firma an dieser Stelle andere Anforderungen hat, ist das Servic

Arbeitsmittel erfassen

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Arbeitsmittel“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Verschiedene Felder werden dabei automatisch belegt (z.B. Gekauft am), können bei Bedarf aber überschrieben werden. Füllen Sie das Feld „Garantie (Monate)“ aus, wird automatisch das Datum „Garantie bis“

E-Mail-Postfach freigeben / aktivieren

Published February 7th, 2025 by Julian Uduevborho

Damit ein Benutzer oder eine Warteschlange im CRM E-Mails versenden kann, muss im Vorfeld das Postfach im CRM freigegeben werden.Die Freigabe muss durch einen Globalen Administrator für MS (Office) 365 erfolgen. Gehen Sie zur Freigabe wie folgt vor: Öffnen Sie im CRM unter "Einstellungen > E-Mail-Konfiguration > Postfächer" das Postfach des Be

Zuordnung von Kontingenten zu Kontingentgruppen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Feld „Kontingentengruppe“ können Kontingente einer bestimmten „Kontingentengruppe“ zugeordnet werden. Wählt man eine dieser „Kontingentengruppen“, werden nur Zeiteinträge auf das Kontingent gebucht, deren Tätigkeit dieser Gruppe zugeordnet wurden. Vorgehensweise : Eine Kontingentengruppe kann in dem gleichnamigen Feld des Kundenkontingenten-Formu

Gewichteter Umsatz bei Verkaufschancen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Verkaufschancen kann eine (Auftrags-)Wahrscheinlichkeit eingegeben werden. Auf Basis des geschätzten Umsatzes wird daraus der gewichtete Umsatz errechnet, der für Auswertungen und die Vertriebspipeline verwendet werden kann: Die Berechnung des gewichteten Umsatzes kann auch per Workflow ausgeführt werden. Dies kann zum Beispiel dann notwendig se

Installation AddOns (Neu)

Published March 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO AddOns werden über die Standardfunktionalitäten von Microsoft Dynamics 365/CRM importiert. Gehen Sie zur Installation der CATOSO AddOns bitte wie folgt vor: A. Import der AddOns Melden Sie sich mit Administrator-Rechten an Ihrem Microsoft Dynamics 365/CRM System an. Gehen Sie dann auf den Menüpunkt “Einstellungen → Lösungen”. Importieren

Formularanpassungen

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Bei der Anpassung von Formularen ist darauf zu achten, dass bestehende Felder nur ausgeblendet und nicht gelöscht werden. Dies ist u.a. deshalb notwendig, da Programmteile auf bestimmte Felder verweisen. Wenn sich diese nicht mehr im Formular befinden, erscheint eine Fehlermeldung. Hinweis: Im Allgemeinen funktioniert das Zusammenführen von Formula

Leistungsnachweise in Rechnung überführen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn der Leistungsnachweis inhaltlich und rechnerisch passt, muss er vor der Übergabe in eine Rechnung genehmigt werden. In der aktuellen Version handelt es sich noch um eine einfache Art der Genehmigung, d.h. jeder der Zugriff auf einen Leistungsnachweis hat, kann diesen genehmigen. Momentan genügt es, in der Toolbar des Leistungsnachweises den But

Abrechnungseinheit einstellen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

In einem Vertrag kann eingestellt werden, mit welcher Einheit die Zeiten fakturiert werden. Dazu gibt es im Vertrag ein Feld "Abrechnungseinheit" (Minuten / Stunden / Personentage) im Abschnitt "Faktura". Das Feld erscheint nur, wenn der Zuteilungstyp = "Anfragen nach Zeitaufwand" ist. Bei der Fakturierung werden die Vertragszeilen vom Typ "Nach Zei

Vertrag aus Auftrag erstellen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Aus einem Auftrag kann ein Vertrag erstellt werden. Der Vertrag enthält die wesentlichen Daten des Auftrags. Gehen Sie dazu im Auftrag in der Toolbar auf den Menüpunkt „Vertrag erstellen/ergänzen“: Damit entfällt die manuelle Anlage eines Vertrags, da die wesentlichen Inhalte aus einem Auftrag übernommen und angepasst werden können.

Word-Vorlagen erstellen und anpassen

Published March 20th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Generelles In C365 lassen sich für die verschiedenen Belegtypen (Angebot, Auftrag, …) Vorlagen auf Basis MS Word mit Variablen hinterlegen. Diese Variablen werden später bei der PDF-Generierung mit den Werten des Beleges gefüllt. Standardmäßig werden bei der Einrichtung eines C365-Accounts die Standard-Word-Vorlagen mit allen relevanten Variablen

Arbeitsmittel (Generell)

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Dieses Modul finden Sie unter „Finanzen -> Arbeitsmittel“. Es dient zum Erfassen und Verwalten von Arbeitsmitteln wie Smartphone, Notebook, Softwarelizenzen usw. In diesem Modul können neben der Angabe diverser Werte auch Rückgabe- und Garantiefristen überwacht werden. Die Hinterlegung von Dokumenten ermöglicht die Ablage des entsprechenden Kaufb

Automatische Rückmeldung an Auftrag

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Arbeitspakete, die aus einem Auftrag erstellt wurden, melden automatisch den Abschluss an die entsprechende Auftragsposition zurück. Wenn ein Arbeitspaket abgeschlossen wird (Fertigstellung % = 100), wird die entsprechende Auftragsposition auf „Erfüllt“ gesetzt und der Erfüllungsgrad des Auftrags neu berechnet. Wenn ein Arbeitspaket automatisch aus

Zeiten auf Arbeitspaket buchen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Um Zeiten direkt auf ein Arbeitspaket zu buchen, öffnen Sie das gewünschte Arbeitspaket und wählen in der Toolbar den Button „Neuer Zeiteintrag“. Darauf hin öffnet sich das Zeiteintragsfenster, die Zuordnung zum Projekt und zum Arbeitspaket ist dabei schon vorbelegt, ebenso wie der Kunde.

Berechnung Ausführungsdatum

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

In den Systemeinstellungen kann im Abschnitt „Finanzwesen“ definiert werden, ob beim Export der Lastschriften das Ausführungsdatum vom Exportdatum aus berechnet wird: D.h. beim Export wird das Ausführungsdatum + X Tage berechnet. Wenn das Datum auf ein Wochenende fällt, wird der nächste Werktag verwendet.

E-Mail mit PDF-Anhang erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Rechnungen gibt es in der Toolbar die Funktion „E-Mail erstellen“, mit der bei per Klick eine E-Mail erstellt wird mit dem entsprechenden PDF-Beleg im Anhang: Die erstellte PDF-Datei hat als Dateinamen die Art des Belegs sowie die Belegnummer (z.B. Angebot AN-123456.pdf). Die erzeugte E-Mail enthält als Absender den aktuellen Benutzer und als Em

Angebotsvorlagen

Published January 23rd, 2025 by Julian Uduevborho

Für Angebote können Vorlagen definiert werden um die Erstellung wiederkehrender Angebote zu vereinfachen oder „Warenkörbe“ mit Produkten zu erstellen, zu denen schnell ein Angebot erstellt werden soll. Dazu gibt es im Angebotsformular zwei Einstellmöglichkeiten: Im Feld „Vorlage“ kann ein Angebot als Vorlage markiert werden. Damit erscheint es nur n

Workflow-Vorlagen

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Mit den AddOns werden verschiedene Vorlagen für Genehmigungs-/Erinnerungs-Workflows zur Verfügung gestellt, dazu zählen unter anderen: Reisekosten Fremdkosten Abwesenheitsanträge Arbeitsmittel Lieferantenverträge Sie können diese Vorlagen verwenden, um schnell eigene Workflows zu erstellen. Wählen Sie den Menüpunkt „Einstellungen > Prozesse“ un

Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Um einen Lieferschein mit Auftragsbezug zu erstellen, öffnen Sie den Auftrag, auf dessen Basis der Lieferschein erstellt werden soll. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Lieferschein erstellen“. Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn der Auftrag den Status „Gesendet“ hat: Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit dem neuen Lieferschein. Die Felde

Übersicht

Published May 26th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO TimeApp läuft auf Windows 10 und 11 Systemen in Verbindung mit Microsoft Dynamics 365/CRM und den CATOSO AddOns. Die Daten werden in Echtzeit aus dem CRM gelesen bzw. in das CRM geschrieben, eine Offline-Speicherung findet nicht statt. Die TimeApp besteht im Wesentlichen aus den folgenden 3 Bereichen, die auch farblich unterschiedlich in

Textvorlagen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die Textvorlagen werden bei Neuerstellung eines Verkaufsbeleges die Kopf- und Fußtexte im Beleg vorbelegt. Sie können sowohl Standard-Textvorlagen anlegen oder solche die nur für einen oder wenige Kunden gelten. Für ersteren Fall setzen Sie in der Textvorlage die Auswahl „Standard“ auf „Ja“. Möchten Sie die Textvorlage einem bestimmten Kunden z

Zahlungsbedingungen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Hier legen Sie die Zahlungsbedingungen fest, die Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zugeordnet werden können: Tragen Sie in den Feldern die gewünschten Werte ein. Der Zahlungsbedingungstext wird später automatisch im Beleg erzeugt, da z.B. bei der Rechnung das Zahlungsziel und die entsprechend skontierten Beträge auf Basis der zugeordneten Zahlungs

Belegarten

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Belegarten werden in der Reisekostenabrechnung einzelnen Belegen zugewiesen. Grundlegende Belegarten werden mit Installation der CATOSO AddOns ausgeliefert. Sie können bei Bedarf erweitert oder geändert werden. Neben Name und Steuersatz können Sie über die Auswahl „Übernachtung“ festlegen, ob es sich um einen Übernachtungsbeleg handelt der Auswirkun

Zugriffrechtegruppen

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Mit „Zugriffsrechtegruppen“ lassen sich zusätzliche Rechte einem Benutzer zuordnen. Abhängig von der Lizenz enthalten die Zugriffsrechtegruppen unterschiedliche Rechte die gesetzt werden können.

CATOSO Einstellungen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO-Einstellungen sind die zentrale Stelle, um die CATOSO-AddOns zu konfigurieren und die notwendigen Stammdaten zu verwalten. Sie greifen über den Menüpunkt „Einstellungen -> CATOSO Einstellungen“ darauf zu. Dieser Menüpunkt ist in der Regel nur für den Systemadministrator sichtbar. Durch Klick auf den entsprechenden Menüpunkt können komm

Länder

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Diese Stammdaten enthalten eine Liste der Länder dieser Welt. Sie werden für die Zuordnung zu Firmen, Kontakten und Leads verwendet. Die Liste wird standardmäßig von CATOSO im Zusammenhang mit der Installation der AddOns geliefert und muss in der Regel nicht mehr angepasst werden.

Kostenarten

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Legen Sie hier die Kostenarten an, die Sie für Eingangsrechnungen und später in der Kostenverwaltung verwenden möchten. Pro Kostenart lässt sich neben dem Namen auch eine Kostenartennummer angeben, um bei Bedarf die Daten in Drittsystem zu übernehmen zu können.

E-Mail mit PDF-Anhang erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Bestellungen gibt es in der Toolbar die Funktion „E-Mail erstellen“, mit der bei per Klick eine E-Mail erstellt wird mit dem entsprechenden PDF-Beleg im Anhang: Die erstellte PDF-Datei hat als Dateinamen die Art des Belegs sowie die Belegnummer (z.B. Angebot AN-123456.pdf). Die erzeugte E-Mail enthält als Absender den aktuellen Benutzer und als

Migration ausführen

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die Funktion “Migration ausführen” werden nach der Installation eines CATOSO-Updates Methoden ausgeführt, die Daten auf die jeweils aktuelle AddOn-Version migrieren. Die Funktion muss einmal nach jedem Update ausgeführt werden.

Reiseländer

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Für die Reisekostenabrechnung ist eine zusätzliche Ländertabelle notwendig, da in einigen Ländern abhängig von der Stadt oder der Region unterschiedliche Pauschalen verwendet werden müssen. Sie enthält Abwesenheits- und Übernachtungspauschalen: Die Reiseländertabelle wird zusammen mit den Reisekosteneinstellungen bei der Installation der CATOSO AddO

Eingangsrechnung in Fremdkosten umwandeln

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Zusammenspiel mit CATOSO ProjectPlus oder CATOSO ServicePlus ist es zum Teil notwendig, aus Eingangsrechnungen einen Fremdkostendatensatz erstellen zu können. Dieser kann dann einem Projekt oder einer Anfrage zugeordnet werden, um z.B. Kosten an Kunden weiterzuberechnen. Um aus einer Eingangsrechnung Fremdkosten zu erzeugen, öffnen Sie die entsp

Zeiten auf Kundenkontingente buchen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Einem Zeiteintrag wird eine Tätigkeit zugeordnet. Diese Tätigkeit kann ggf. einer spezifischen „Kontingentengruppe“ zugeordnet werden. Wird eine Tätigkeit gewählt, die „Kontingent relevant“ ist, wird das Feld „Fakturierbar“ automatisch mit „Laut Einstellung“ belegt. Das Feld „Kontingent-Zuordnung“ im Block „Zuordnung“ wird standardmäßig mit „Automat

Arbeitspakete und Aufgaben in einer Projektvorlage erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie in der gewünschten Projektvorlage auf den Menüpunkt „Gantt-Diagramm“. Klicken Sie im erscheinenden Gantt Diagramm in der Toolbar auf den Button „Neues Arbeitspaket“ oder „Neue Aufgabe“ um das entsprechende Element zu erstellen. Verschieben Sie die Arbeitspakete und Aufgaben per Drag&Drop an die gewünschte Position im Zeitstrahl. Die Da

Automatisches Zuordnen des Teams und des Absenders

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Das Anfrage-Modul kann so eingestellt werden, dass verschiedene Teams (z.B. Teams jeweils für Produktreihe A und Produktreihe B) mit eigenen E-Mail-Adressen für den Empfang und das Versenden arbeiten können. Beim Eingang einer E-Mail (über Outlook oder den E-Mail-Router) kann angegeben werden, welches Team und welcher E-Mail-Absender für eine Anfrag

Variablen in Texten

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Rechnungen können in den Kopf- und Fußtexten Variablen verwendet werden, die dynamisch beim Generieren der PDFs gefüllt werden. Damit lässt sich zum Beispiel die Anrede im Kopftext automatisch einfügen. Die Variablen müssen jeweils in geschweiften Klammern eingegeben werden, z.B. „{Contact.Salutation}“. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

E-Mail mit PDF-Anhang erstellen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Aufträgen gibt es in der Toolbar die Funktion „E-Mail erstellen“, mit der bei per Klick eine E-Mail erstellt wird mit dem entsprechenden PDF-Beleg im Anhang: Die erstellte PDF-Datei hat als Dateinamen die Art des Belegs sowie die Belegnummer (z.B. Auftrag AB-123456.pdf). Die erzeugte E-Mail enthält als Absender den aktuellen Benutzer und als Emp

Tätigkeiten

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Tätigkeiten werden Zeiteinträgen zugeordnet und legen fest, mit welchem Verrechnungssatz eine bestimmte Tätigkeit an den Kunden fakturiert werden soll. Neben der Angabe des Verrechnungssatzes haben Sie bei den „Tätigkeiten“ die Möglichkeit für Auswertungen einen internen Kostensatz anzugeben. Geben Sie an dieser Stelle den Verrechnungssatz in Stunde

Kontakt über MS Outlook erstellen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn Ihr MS Outlook-Client mit MS CRM verbunden ist, können Sie Kontakte mit wenigen Schritten nach MS CRM übernehmen. Wählen Sie dazu in Outlook den gewünschten Kontakt aus. Klicken Sie dann in der Outlook-Toolbar auf den Button „Nachverfolgen“: Nach einigen Sekunden erscheint vor dem Kontakt das Icon . Dies zeigt an, dass der Datensatz mit MS CRM

Generelles

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Das neue Modul „Leistungsnachweis“ unter „Vertrieb > Leistungsnachweise“ dient als zentrale Stelle zum Abrechnen von Zeitaufwänden, in dem Zeiteinträge pro Kunde und beispielsweise Monat in einen Leistungsnachweis (LN) überführt werden können. Die Zeiteinträge in den Leistungsnachweisen können nach Bedarf bearbeitet werden, z.B. hinsichtlich Besc

Aufwände zu Verkaufschancen erfassen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Auf Verkaufschancen lassen sich Zeiten, Reisekosten und Fremdkosten buchen. Damit lässt sich nachvollziehen, welcher Aufwand im Akquise-Prozess pro Verkaufschance angefallen ist. Zeiteinträge können z.B. direkt über einen Toolbar-Button gebucht werden: Bei Reise- und Fremdkosten kann die Zuordnung im Formular erfolgen. Die kumulierten Werte werden i

Lieferantenverträge (Generell)

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Dieses Modul finden Sie unter „Finanzen -> Lieferantenverträge“. Es dient zum Erfassen und Verwalten von Lieferantenverträgen inkl. der dazugehörigen Dokumente und Fristen:

Anredeeinstellungen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO AddOns unterstützen bei Kontakten und Leads die automatische Erstellung von Briefanreden. An dieser Stelle können Sie neue Briefanreden erstellen oder bestehende ändern.Das Formular zum Bearbeiten einer Briefanrede sieht wie folgt aus: Die Felder haben folgende Bedeutung: Feld Beschreibung Bezeichnung Interner Text der die Briefanrede k

Eingangsrechnungen (Generell)

Published January 31st, 2025 by Julian Uduevborho

Dieses Modul finden Sie unter „Finanzen -> Eingangsrechnungen“. Es dient zum Erfassen von Eingangsrechnungen und Abbildung des entsprechenden Genehmigungsprozesses. Eingangsrechnungen können Lieferanten und selbst definierte Kostenarten zugewiesen werden, um später Auswertungen durchführen zu können.

Erstellung Anfrage über Outlook-App

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die neue Outlook App von Microsoft lassen sich Daten von Outlook ins CRM übertragen. Die neue Outlook App funktioniert nur bei aktivierter serverseitiger Synchronisierung im CRM, die in den CRM-Einstellungen eingerichtet werden kann. Um eine E-Mail aus Outlook in eine Anfrage umzuwandeln, muß wie folgt vorgegangen werden: E-Mail in Outlook mark

Neues Kundenkontingent erstellen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Ein Kontingent wird einer bestimmten Firma zugeordnet und es können Zeiten auf dieses Kontingent gebucht werden. Vorgehensweise : Über den Button „Neu“ kann in der Entität „ Kundenkontingente “ ein neues Kundenkontingent erstellt werden. Ein Kontingent ist auf einen spezifischen Zeitraum begrenzt, der über die Felder „Startdatum Kontingent“ und „En

Freigabeprozess

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Der Freigabe-Prozess kann bis zu zwei Stufen umfassen (z.B. kaufmännische und technische Freigabe). Die Freigabe wird im Auftrag im Abschnitt „Genehmigung“ definiert: Die Belegung der Felder kann manuell oder über Workflows automatisiert erfolgen, z.B. in Abhängigkeit von Wertgrenzen. Generell kann ein Beleg mit aktivierter Freigabe nur dann auf de

Verkaufschance erstellen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Vertrieb -> Verkaufschancen“ und wählen den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus und speichern Sie die Verkaufschance. Wenn Sie möchten, dass der geschätzte Umsatz für die Verkaufschance auf Basis der Positionen unter dem Abschnitt „Produktpositionen“ oder auf Basis von zugeordneten Angeboten au

Import Bestellpositionen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Über eine Funktion können Bestellpositionen per Excel in bestehende Bestellungen importiert werden. Dazu muss der Bereich "Finanzen > Bestellpositionen-Import" aufrufen werden. Durch die normale Importfunktion in der Toolbar lassen sich entsprechend formatierte Excel-Dateien in die Liste importieren. Bei Bedarf kann eine Import-Vorlage bei CATOSO

Application User verlängern

Published March 12th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Einleitung Diese Anleitung beschreibt die Verlängerung eines sogenannten Application Users, der zur Server-2-Server-Kommunikation zwischen MS Dynamics 365/CRM und externen Systemen notwendig ist. Die Anleitung enthält die entsprechenden Schritte im Azure-AD, jetzt auch Microsoft Entra genannt. Lassen Sie uns im Anschluss den im folgenden Text grü

Kontakt aus Lead erstellen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Um aus einem Lead einen Kontakt zu erstellen, öffnen Sie den gewünschten Lead und wählen in der Toolbar den Button „Qualifizieren“. In diesem Zusammenhang wird automatisch auch die entsprechende Firma erstellt!

Zustellart festlegen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Beim Kunden kann hinterlegt werden, wie die Zustellung der Rechnung erfolgen soll (Post oder E-Mail). Zusätzlich kann ein Rechnungskontakt angegeben werden, an die die Rechnung im Fall der E-Mai-Zustellung gesendet werden soll: Zustellungsart und Rechnungskontakt werden in die Rechnung in die entsprechenden Felder übernommen und können ggfls. dort g

Positionen nachträglich in Projekt übertragen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Auftragspositionen können auch nachträglich in ein Projekt übertragen werden. Dies kann z.B. dann zum Einsatz kommen, wenn zu einem Projekt eine Nachbeauftragung in Form eines Change-Requests kommt. Um Auftragsposition in ein Projekt zu übertragen, wählen Sie einfach im Auftrag in der Toolbar den Menüpunkt „Projekt erstellen/ergänzen“: Wenn beim Kli

Lead erstellen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Vertrieb --> Leads“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Zur automatischen Erzeugung der Briefanrede geben Sie im Feld „Anrede“ die gewünschte Anrede ein, zum Beispiel „Herr“ oder „Frau“. Auf Basis der hinterlegten Regeln wird im Feld „Briefanrede“ die entsprechende Briefanre

Angebot erstellen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Vertrieb -> Angebote“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Angebotsnummer sowie die Version werden vom System beim Speichern automatisch vergeben und können nicht manuell überschrieben werden. Wenn Sie einem Angebot einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatis

Projekt manuell erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Projektmanagement -> Projekte“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Projektnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie dem Projekt einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den Werten v

Projektübersicht ausdrucken

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Für den Kunden oder den internen Gebrauch kann eine Projektübersicht ausgedruckt werden Wählen Sie dazu im Projekt die Funktion „Bericht ausführen > Projektübersicht“ in der Toolbar.

Reisekosten auf Projekt buchen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Um Reisekosten auf ein Projekt zu buchen, öffnen Sie das entsprechende Projekt und wählen in der oberen Navigationsleiste den Menüpunkt „Reisekosten“. Wählen Sie dann in der Toolbar den Button „Neue Reisekosten hinzufügen“, worauf sich das Formular zur Eingabe von Reisekosten öffnet. Die Zuordnung zum Projekt ist dabei schon vorbelegt, ebenso wie d

Projekt aus Vorlage erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Projektmanagement -> Projektvorlagen“ und öffnen Sie die Vorlage, aus der Sie ein Projekt erstellen möchten. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Projekt erstellen“. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie ein neues Startdatum oder ein neues Enddatum angeben können. Das erzeugte Projekt startet bzw. endet dann mit dem

Systemeinstellungen (Allgemein)

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

In den Systemeinstellungen werden grundsätzliche Einstellungen festgelegt, die von verschiedenen Modulen verwendet werden. An dieser Stelle wird auch der Lizenzschlüssel eingegeben.

Self-Service-Portal

Published March 20th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Login C365 wird über folgende URL aufgerufen: https://azure1.catoso.com Die Anmeldung erfolgt mit den von CATOSO zur Verfügung gestellten Zugangsdaten. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, können Sie sich in der Login-Maske über den Link „Passwort vergessen“ ein neues Passwort zusenden lassen. B. Logout Klicken Sie oben rechts auf den Nam

Supportzeiten

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die Supportzeiten definieren Sie die Erreichbarkeit des Supports. Diese Daten werden zur Berechnung der Werte in den Feldern „Reaktion bis“ und „Rückmeldung bis“ in den Anfragen herangezogen. In Verträgen können bei Bedarf abweichende Supportzeiten angegeben werden, sofern diese pro Kunde abweichen.

Gutschrift ohne Rechnungsbezug erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Gutschriften“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar.Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Gutschriftsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einer Gutschrift einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit

Mahnlauf

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Beim Mahnlauf werden entsprechend von hinterlegten Werten automatisch die Mahnungen erstellt (wenn Rechnungen überfällig sind) oder auf die nächste Stufe gesetzt (wenn die Mahnung fällig ist). Der Mahnlauf wird über den Button „Mahnlauf starten“ aktiviert: Unter "Einstellungen > CATOSO Einstellungen" können unter „Mahnstufen“ pro Mahnstufe im Fe

Forecast erstellen und anzeigen

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Über den Menüpunkt „Vertrieb > Forecast“ lassen sich über alle relevanten Belege Forecasts erstellen. Forecasts enthalten Daten aus folgenden Belegen: Angebote Aufträge Rechnungen Verträge Gutschriften Forecasts fassen für die Belege diverse Werte nach Produktgruppe kumuliert zusammen. Über die Forecast-Liste können die Daten dann abgerufen und a

Gutschriften (Generell)

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Gutschriften können sowohl mit Rechnungsbezug wie auch ohne Rechnungsbezug erstellt werden. Gutschriften mit Rechnungsbezug werden aus einer Rechnung heraus erstellt und reduzieren in der Rechnung im Feld „Gesamtbetrag bereinigt (netto)“ den entsprechenden Wert. Dieses Feld enthält immer den Rechnungsbetrag abzüglich zugeordneter Gutschriften. Guts

Installation AddOns (Update)

Published March 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Die CATOSO AddOns werden über die Standardfunktionalität von Microsoft Dynamics 365/CRM importiert. Gehen Sie zum Update der AddOns bitte wie folgt vor: Melden Sie sich mit Administrator-Rechten unter https://make.powerapps.com im Power Apps-Portal an und wählen oben rechts die gewünschte Umgebung (siehe Punkt A). Danach den Bereich „Lösungen“ öffne

Einstellungen zur DSGVO

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Einleitung Es können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, um die angelegten Leads und Kontakte gemäß der „Datenschutz-Grundverordnung“ (DSGVO) verwalten zu können. Die entsprechenden Felder befinden sich im Formular im Block „ DSGVO “: B. Vorgehensweise Das Feld „Status DSGVO“ zeigt den aktuellen datenschutzrelevanten Status des Leads

Gutschrift auf Basis einer Rechnung erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Um eine Gutschrift mit Rechnungsbezug zu erstellen, öffnen Sie die Rechnung, auf deren Basis die Gutschrift erstellt werden soll. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Gutschrift erstellen“. Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn die Rechnung den Status „Gesendet“ oder „Bezahlt“ hat. Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit der neuen Gutschrift. D

Auftrag einem bestehenden Projekt zuordnen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Einem Projekt können beliebig viele Aufträge zugeordnet werden. Ein Auftrag kann aber jeweils nur einem Projekt zugeordnet sein. Um einem bestehenden Projekt einen Auftrag zuzuordnen (z.B. für Change-Requests) öffnen Sie den entsprechenden Auftrag. Gehen Sie in den Abschnitt „Informationen zum Vertrieb“ und ordnen Sie im Feld „Projekt“ das gewünscht

Genehmigungsprozess

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Das Bestellwesen kann um einen Genehmigungsprozess erweitert werden. Dieser kann z.B. per Workflow erstellt werden. Der Genehmiger für Bestellungen kann pro Benutzer im Benutzerstamm angegeben werden und wird automatisch vorbelegt. Bei Bedarf kann er in der Bestellung abgeändert werden. Ist kein Genehmiger in den Stammdaten definiert, wird der aktu

Daten exportieren

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Die eigentliche Datev-Datei wird innerhalb eines FIBU-Journals über den Button „FIBU Export“ erstellt: Nach Klick auf den Button wird eine E-Mail erstellt, die im Anhang eine Datei „Buch.txt“ mit den Buchungsdaten und eine Datei „Stamm.txt“ mit den Stammdaten enthält. Die Buchungsdatendatei enthält die Daten der FIBU-Belege des FIBU-Journals. Die St

Mahnung auf Basis einer Rechnung erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Mahnungen können nur auf Basis von Rechnungen erstellt werden. Öffnen Sie die Rechnung, auf deren Basis die Mahnung erstellt werden soll. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Mahnung erstellen“. Dieser Button ist nur aktiv, wenn die Rechnung den Status „Gesendet“ hat. Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit der neuen Mahnung. Die Felder sind so

Pauschal- und Aufwandsabrechnung in einem Vertrag

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Vertragswesen können auch sogenannte Hybrid-Verträge angelegt werden, die Positionen für die pauschale Abrechnung und variable Abrechnung enthalten können. Damit ist es z.B. möglich, Supportverträge abzubilden, bei denen pauschal pro Monat ein Fix-Betrag für ein festgelegtes Zeitkontingent berechnet wird und ab Überschreitung des Kontingents die

Update bei neuer Version

Published June 2nd, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn Sie eine neue Version der TimeApp erhalten, kann diese einfach auf jedem PC aktualisiert werden. Entzippen Sie dazu die bereitgestellte Datei mit der CATOSO TimeApp. Führen Sie die Datei Catoso.Xrm.WinApp.UI.1.0.x.x.appxbundle aus. Im erscheinenden Installations-Fenster den Button „Aktualisieren“ klicken und dem Assistenten folgen. Nach Absch

Aufgabe/Anfrage abschließen

Published May 27th, 2025 by Julian Uduevborho

Über den gelb markierten Haken lässt sich eine Aufgabe bzw. Anfrage direkt aus der TimeApp abschließen: Sollten CRM-seitig für den Abschluss noch Daten eingegeben werden müssen (z.B. Rechnungstext bei Anfragen), wird eine Meldung ausgegeben. In diesem Fall muss der Abschluss der Aufgabe bzw. Anfrage im CRM erfolgen.

Produktgruppen

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

In den CATOSO Einstellungen lassen sich unter dem Menüpunkt „Produktgruppen“ Produktgruppen erstellen, die sich dann Produkten zuordnen lassen. Bei der Übernahme eines Produktes in eine Verkaufsbelegposition wird eine dem Produkt zugeordnete Produktgruppe ebenfalls in die Position übernommen. In den Freitext-Belegpositionen können Produktgruppen auc

DATEV-Schnittstelle (Generell)

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Das AddOn „FinancePlus“ verfügt über eine Schnittstelle, die Daten für Rechnungen, Gutschrift und Eingangsrechnungen im Datev-Format erzeugt um sie in Datev verarbeiten zu können. Folgende Schnittstellen sind vorhanden: Die Schnittstelle kann unter „Einstellungen > Systemeinstellungen > CATOSO-Einstellungen“ im Register „Finanzwesen“ aktiviert

Zeiten manuell erfassen

Published May 26th, 2025 by Julian Uduevborho

Um eine Zeit manuell zu erfassen, wählen Sie zunächst im Bezugsbereich einen Bezug aus. Dadurch werden schon bestimmte Felder wie „Bezug“ und „Kunde“ vorbelegt. Tragen Sie dann im Zeiteintragsbereich die gewünschten Werte (z.B. Dauer, Beschreibung) ein. Klicken Sie abschließend in der Toolbar auf den Speicher-Button . Damit wird der Zeiteintrag im

Variablen für Word-Vorlagen

Published March 20th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Variablen für Unternehmensadressen Unternehmensadressen (z.B. im Footer) können fix in die Word-Vorlagen eingebaut werden. Alternativ können diese auch über Variablen eingefügt werden. Diese Daten kommen dann aus den Einstellungen im CRM. Dies erleichtert bei vielen Vorlagen die Pflege der Texte, da sie dann nur noch an einer Stelle gepflegt werd

„Weicher“ Anfragen-Abschluss

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Anfragen gibt es den Status „Erledigt“. Damit können Anfragen als erledigt markiert werden ohne sofort abgeschlossen und damit schreibgeschützt zu werden. Der eigentliche Anfragenabschluss erfolgt dann automatisch nach einer einstellbaren Karenzzeit (z.B. nach 5 Tagen). Die entsprechende Einstellung erfolgt unter „Einstellungen > CATOSO Eins

Aufgaben-/Anfrage-Details anzeigen

Published May 27th, 2025 by Julian Uduevborho

Über den gelb markierten Pfeil lässt sich zu einer Aufgabe bzw. Anfrage der Beschreibungstext anzeigen: Dies macht es in vielen Fällen nicht mehr notwendig für weitere Informationen zu einer Aufgabe oder Anfrage ins CRM zu wechseln.

Mehrere parallele Zeiteinträge verwalten

Published May 27th, 2025 by Julian Uduevborho

Die TimeApp unterstützt die Verwaltung mehrerer Zeiteinträge in Erfassung, sofern die Stoppuhr läuft. Beispielfall: Sie arbeiten gerade an einer Aufgabe und lassen die Stoppuhr laufen. Wenn nun ein Kunde anruft, können Sie über den Plus-Button in der Toolbar einen neuen Zeiteintrag starten. Der bisherige Zeiteintrag wird automatisch im Register „Lau

Steuercodes

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Über Steuercodes legen Sie fest, welcher Umsatzsteuersatz verwendet werden soll. Steuercodes lassen sich beispielsweise Produkten oder Positionen von Verkaufsbelegen zuordnen. Der Wert im Feld „Name“ hat rein beschreibenden Charakter und keine Auswirkung auf die Berechnung. Der Steuersatz im Feld „Steuersatz (%)“ wird bei der Berechnung verwendet. W

Lieferschein ohne Auftragsbezug erstellen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Lieferscheine“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar.Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Lieferscheinnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einem Lieferschein einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch

Workflow-Vorlagen

Published February 11th, 2025 by Julian Uduevborho

Die Solution enthält eine Workflow-Vorlage zur Überwachung des Feldes „Nächstes Kündigungsdatum“. Der Workflow bewirkt, dass der Besitzer des Lieferantenvertrags 4 Wochen vor Ablauf des Datums eine Aufgabe zugewiesen bekommt.

Anfragen manuell erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Service -> Anfragen“ und wählen Sie den Button „Anfrage erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Anfragenummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie der Anfrage einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit Werten v

Fremdkosten auf Projekt buchen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Um Fremdkosten auf ein Projekt zu buchen, öffnen Sie das entsprechende Projekt und wählen in der oberen Navigationsleiste den Menüpunkt „Fremdkosten“. Wählen Sie dann in der Toolbar den Button „Neue Fremdkosten hinzufügen“, worauf sich das Formular zur Eingabe von Fremdkosten öffnet. Die Zuordnung zum Projekt ist dabei schon vorbelegt, ebenso wie d

Mahnstufen

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Über Mahnstufen legen Sie fest, welche Texte und Parameter in einer Mahnung verwendet werden sollen. Mahnungen können bis zu 4 Mahnstufen umfassen. Pro Mahnstufe lassen sich verschiedene Werte festlegen, die bei Aktivierung in die Mahnung übertragen werden. Sie können bei Bedarf aber in der Mahnung überschrieben werden. Der Text im Feld „Name“ wird

Jahresvergleichs-Diagramme

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Rechnungen stehen Diagramme zur Verfügung, über die Zahlen aus mehreren Jahren in einem Diagramm auf Monats- und Quartalsebene verglichen werden können: Bitte beachten Sie beim Aufruf der Diagramme, dass eine Ansicht ausgewählt ist, die die Datensätze der entsprechenden Jahre enthält.

Beleg-E-Mail-Vorlagen

Published March 20th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Generelles Im CRM lassen sich für verschiedene Belegtypen (Angebote, Aufträge, Rechnungen, …) Beleg-E-Mail-Vorlagen erstellen und pflegen. Dies erfolgt über den Menüpunkt „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Beleg-E-Mail-Vorlagen“. Diese E-Mail-Vorlagen werden verwendet, wenn man in einem Beleg den Button „E-Mail erstellen“ wählt. Basis

DSGVO-Auswertungen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Das „Dashboard DSGVO“ bietet verschiedene Diagramme mit denen Leads und Kontakte mit Hinblick auf die DSGVO ausgewertet werden können. Anzahl pro Prüfdatum (Monat) / Status DSGVO: Das Diagramm stellt alle Leads / Kontakte dar, deren aktuelles „Prüfdatum DSGVO“ in dem jeweiligen Monat liegt. Das Balkendiagramm wird nach „Status DSGVO“ gestapelt darge

Reisekostenabrechnung erstellen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Reisekostenabrechnungen werden über die sogenannten Reisekosten erfasst. Egal an welcher Stelle in der Anwendung Reisekosten erstellt werden, alle Reisekosten fließen in einen zentralen Datenpool. Reisekosten können auf Projekte oder Anfragen gebucht werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Reisekosten erfasst werden können. Davon hängt ab, w

Spezielle Parameter für Word-Vorlagen

Published March 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Für bestimmte Word-Vorlagen lassen sich über Parameter zusätzliche Anpassungen vornehmen. Diese Parameter werden in MS Word unter „Datei > Informationen“ im Bereich „Kommentare“ bei den Word-Vorlagen eingetragen: Die Parameter werden immer in der folgenden Form angegeben (wichtig sind die zwei Doppelpunkte zwischen ParameterName und Wert), wobei

Automatisches Setzen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Es können neben der Zuordnung einer Standard-Geschäftsbeziehung auch Geschäftsbeziehungen automatisch einer Firma zugeordnet werden, wenn zuvor ein bestimmter Belegtyp erstmals an diese Firma versendet wurde. Der Beleg muss dafür den Status "gesendet" haben. Vorgehensweise : Zum Setzen der Geschäftsbeziehung nach dem Versand eines bestimmten Belegt

Teilgutschrift auf Basis einer Rechnung erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Wesentlichen gehen Sie bei der Erstellung einer Teilgutschrift so vor, wie bei der Erstellung einer Gutschrift mit Rechnungsbezug (siehe vorheriger Abschnitt). Nach Erstellung der Gutschrift löschen Sie aus der Gutschrift die Positionen, die Sie nicht gutschreiben möchten bzw. ändern in den Positionen die Mengen auf den Wert, den Sie gutschreiben

Manuelle Zuordnung zu Anfragen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Servicevorlagen können nun nachträglich zu Anfragen hinzugefügt werden. Dazu muss in der Anfrage die Servicevorlage im markierten Feld ausgewählt und dann die Anfrage gespeichert werden: Auf diesem Weg können auch mehrere Servicevorlagen nacheinander hinzugefügt werden. Die Texte und Aufgaben werden hierbei ergänzt.

Kundenkontingente überwachen

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Man kann auf verschiedenen Wegen den aktuellen Stand der aktiven Kundenkontingente überwachen: Info-Limit (%) In diesem Feld kann eingetragen werden, dass der Ersteller des Kundenkontingentes bei Überschreitung der Nutzung eines bestimmten prozentualen Anteils des Kundenkontingents informiert wird. Info-Limit (Tage vor Enddatum) Hier kann festgelegt

Zeiten auf Projekt buchen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Zeiten können auf verschiedene Elemente eines Projektes gebucht werden. Dazu gehören das Projekt selbst, Arbeitspakete oder Aufgaben. Um Zeiten direkt auf das Projekt zu buchen, öffnen Sie das gewünschte Projekt und wählen in der Toolbar den Button „Neuer Zeiteintrag“. Darauf hin öffnet sich das Zeiteintragsfenster, die Zuordnung zum Projekt ist dab

Mahnstufe erhöhen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Über die Mahnstufen wird gesteuert, welcher Text auf der Mahnung erscheint, wie die Fälligkeiten sind und wie die Mahngebühren oder Verzugszinsen berechnet werden. Um die Mahnstufe zu erhöhen, öffnen Sie die entsprechende Mahnung und klicken in der Toolbar auf den Button „Mahnstufe erhöhen“. Die Mahnung wird daraufhin entsprechend den bei der neuen

Aufgaben/Arbeitspakete: Markierbar als „Nicht fakturierbar"

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Auf Projektebene kann über den Berechnungstyp angegeben werden, ob das Projekt fakturierbar ist oder nicht. Dies kann auch auf Aufgaben- und Arbeitspaket-Ebene definiert werden.Damit lassen sich Projekte abbilden, die generell fakturierbar sind, einzelne Aufgaben/Arbeitspakete aber von der Faktura ausgenommen werden sollen. Dazu gibt es bei Aufgaben

Urlaubsverwaltung (Generell)

Published February 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Die Urlaubsverwaltung funktioniert im Zusammenhang mit den Abwesenheitsanträgen und ergänzt diese um das Verwalten der Urlaubsdaten pro Mitarbeiter. Urlaubsanträge werden über die Abwesenheitsanträge erstellt und setzen im Hintergrund verschiedene Berechnungen in Gang.

Fremdkosten erstellen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Kosten von externen Lieferanten (z.B. Lizenzen, externe Mitarbeiter) werden über sogenannte Fremdkosten erfasst. Egal an welcher Stelle in der Anwendung ein Fremdkosteneintrag erstellt wird, alle Fremdkosten fließen in einen zentralen Datenpool. Fremdkosten können auf Projekte oder Anfragen gebucht werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Fre

Variablen in Texten

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Aufträgen können in den Kopf- und Fußtexten Variablen verwendet werden, die dynamisch beim Generieren der PDFs gefüllt werden. Damit lässt sich zum Beispiel die Anrede im Kopftext automatisch einfügen. Die Variablen müssen jeweils in geschweiften Klammern eingegeben werden, z.B. „{Contact.Salutation}“. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

Direkte Fakturierung

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Anfragen können auch ohne zugeordneten Vertrag fakturiert werden. In dieser Variante werden die für eine Anfrage benötigten Zeiten per Zeiteinträge auf die Anfrage gebucht. Einzelne oder mehrere Anfragen können dann nach Abschluss direkt über die Anfragen-Liste per Button „Rechnung erstellen“ in Rechnungen überführt werden: Der Button berücksichtig

Aufgaben einem Projekt zuordnen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie im gewünschten Projekt auf den Reiter „Gantt“: Klicken Sie im erscheinenden Gantt Diagramm in der Toolbar auf den Button „Neue Aufgabe“ um das entsprechende Element zu erstellen. Verschieben Sie die Aufgaben per Drag&Drop an die gewünschte Position im Zeitstrahl. Die Dauer einer Aufgabe kann ebenfalls per Drag&Drop verändert werden

Rechnung erstellen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Vertrieb -> Rechnungen“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Rechnungsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einer Rechnung einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den

Bestellung auf Basis eines Auftrags erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Um eine Bestellung aus einem Auftrag zu erstellen, öffnen Sie den Auftrag, auf dessen Basis die Bestellung erstellt werden soll. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Bestellungen erstellen“: Es wird automatisch pro Lieferant und Währung (zugeordnet auf Auftragspositionsebene) eine Bestellung mit den entsprechenden Positionen aus dem Auftrag erzeugt

Geschäftsbeziehungen verwalten (Generell)

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Es können in der Entität " Geschäftsbeziehungen ", je nach Bedarf, verschiedene Arten von Geschäftsbeziehungen angelegt und verwaltet werden.Darüber hinaus können zu den Geschäftsbeziehungen auch Geschäftsbeziehungsdetails angelegt werden. Die Geschäftsbeziehungsdetails können Sie dabei unterstützen, zwischen Firmen mit der gleichen Geschäftsbeziehu

Geschäftsbeziehungen und Geschäftsbeziehungsdetails manuell pflegen

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Sofern in den „Geschäftsbeziehungen“ (in den "CATOSO Einstellungen“) Geschäftsbeziehungen und ggf. dazugehörige Geschäftsbeziehungsdetails hinterlegt wurden, können diese im Firmen-Formular manuell der Firma zugeordnet werden. Es werden dabei nur die Geschäftsbeziehungsdetails angezeigt, die in den „Geschäftsbeziehungen“ der jeweiligen Geschäftsbezi

Berechnung des Geschäftsbeziehungsdetails

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Die Zuordnung eines angelegten Geschäftsbeziehungsdetails kann auf Basis der Berechnung des Gesamtumsatzes während eines festgelegten Zeitraums automatisch erfolgen. Vorgehensweise: Im Block „Berechnung Details“ der jeweiligen Geschäftsbeziehung können zur Ermittlung des dazugehörigen Geschäftsbeziehungsdetails folgende Einstellungen vorgenommen wer

Auftragsbestand berechnen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf den Menüpunkt „Finanzen -> Auftragsbestand“ und wählen Sie in der Toolbar der Liste den Button „Neu berechnen“: Alternativ kann die Funktion so eingestellt werden, dass Sie über einen Workflow wiederkehrend (z.B. 1x pro Tag) automatisch ausgeführt wird. Sprechen Sie uns dazu bitte an. Über die Ansichten kann gesteuert werden, ob der

Automatischer Wechsel

Published January 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Es können automatische Wechsel der Geschäftsbeziehung nach einer bestimmten Anzahl von Monaten eingestellt werden. Hierbei sind folgende Einstellungen möglich: Monate nach 'Kunde seit': Die Grundlage dieses Wechsels ist das Datum, das im Feld „Kunde seit“ gesetzt wurde. Die jeweilige Geschäftsbeziehung wird nach einer gewählten Anzahl von Monaten

Dauerrechnungen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Ein Vertrag kann als Typ „Dauerrechnung“ markiert werden um damit Dauerrechnungen abzubilden. Bei Dauerrechnungen erhält der Kunde einmalig die Dauerrechnung mit Hinweis auf die monatlichen Zahlung und den Vertragszeitraum. Der Betrag wird dann im Vertragszeitraum z.B. per Lastschrift monatlich abgebucht. Diese Einstellung funktioniert nur beim Zute

Verkaufschance abschließen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Um eine Verkaufschance abzuschließen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Generell kann sie nur geschlossen werden, wenn keine offenen Angebote zugeordnet sind. Die Verkaufschance wird automatisch mit Status „Gewonnen“ abgeschlossen, wenn ein ihr zugeordnetes Angebot in einen Auftrag umgewandelt wird. Dies erfolgt aber nur dann, wenn es keine weitere

Servicevorlagen erstellen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Service > Servicevorlagen“ lassen sich Servicevorlagen erstellen und verwalten. Aus Servicevorlagen lassen sich per Knopfdruck vollständig vorbelegte Anfragen mit Aufgaben erstellen. Einsatzszenarien können wiederkehrende Wartungen (z.B. Patches und ServicePacks) oder gelegentlich auftretende Tätigkeiten sein (z.B. PC Installation). Die so

Servicevorlagen ausführen

Published February 6th, 2025 by Julian Uduevborho

Servicevorlagen können jederzeit manuell über den Button „Anfrage erstellen“ ausgeführt werden. Damit eine Vorlage ausgeführt werden kann, muss sie auf Status „Aktiv“ stehen. Zusätzlich können Servicevorlagen auch automatisch wiederkehrend (z.B. jede Woche am Freitag) ausgeführt werden. Dazu muss der „Intervalltyp“ auf „Wöchentlich“ gestellt werden.

Neuen Auftrag aus einem Angebot erstellen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Öffnen Sie das Angebot, aus dem Sie einen Auftrag erstellen möchten. Achten Sie darauf, dass das Angebot den Status „Gesendet“ hat. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Auftrag erstellen“. Nach kurzer Zeit erscheint ein Hinweisfenster. Nach der Bestätigung erscheint der neue Auftrag. Die Felder sind soweit wie möglich mit den Werten aus dem Angebot

Abwesenheitsantrag erstellen

Published February 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Arbeitsbereich -> Abwesenheitsanträge“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Nummer des Anwesenheitsantrags wird beim Speichern automatisch erstellt. Wählen Sie über die Felder „Datum von“ und „Datum bis einschl.“ den Zeitraum der Abwesenheit. Handelt es sich um eine ganzt

Vertrag erstellen

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Service -> Verträge“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Vertragsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einem Vertrag einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den Werte

Leistungsarten

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Anfragen lässt sich im Feld „Leistungsarten“ eine Leistungsart (z.B. „PC Wartung“ oder „Remote-Service“) zuordnen, die wiederum steuert, welcher Vertrag bzw. welche Vertragszeile der Anfrage zugeordnet wird: Damit genügt es, wenn der Helpdesk Mitarbeiter die korrekte Leistungsart zuordnet um die passende Vertrag-/Vertragszeilenkombination automa

Eingangsrechnung kopieren für wiederkehrende Rechnungen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn Sie von einem Lieferanten regelmäßig ähnliche Rechnungen bekommen, können Sie über die Kopier-Funktion Erfassungszeit sparen, indem Sie eine alte Eingangsrechnung kopieren. Um eine Eingangsrechnung zu kopieren, wählen Sie in der Toolbar den Button „Kopieren“. Daraufhin wird eine neue Eingangsrechnung erstellt, die im Wesentlichen die Daten der

Anfragen automatisch auf Basis einer E-Mail erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Anfragen können auch automatisch erstellt werden, sobald eine E-Mail auf einer definierten E-Mail-Adresse eingeht. Dazu ist die Einrichtung des E-Mail-Routers und der Einsatz von Warteschlangen notwendig. Die Einrichtung des E-Mail-Routers würde den Rahmen dieser Dokumentation sprengen und kann bei Bedarf innerhalb des Einführungsprojektes erfolgen.

Anfragen auf Basis einer E-Mail aus Outlook erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn Ihr MS Outlook-Client mit MS CRM verbunden ist, können Sie E-Mails mit wenigen Schritten in eine Anfrage umwandeln. Wählen Sie in Outlook die gewünschte E-Mail und drücken dann in der Toolbar den Button „Nachverfolgen“. Sobald die E-Mail das Nachverfolgungs-Icon hat können Sie in der Toolbar über „Konvertieren in -> Anfrage“ die E-Mail in ei

Arbeitspakete und Aufgaben in einem Projekt erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie im gewünschten Projekt auf den Reiter „Gantt“: Klicken Sie im erscheinenden Gantt Diagramm in der Toolbar auf den Button „Neues Arbeitspaket“ oder „Neue Aufgabe“ um das entsprechende Element zu erstellen. Verschieben Sie die Arbeitspakete und Aufgaben per Drag&Drop an die gewünschte Position im Zeitstrahl. Die Dauer einer Aufgabe kann

Erfüllungsgrad und Status "Erfüllt" auf Positionsebene

Published January 24th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Auftrag können einzelne Positionen als “Erfüllt” markiert werden. Daraus wird der “Erfüllungsgrad” des Auftrags errechnet, der im Auftragskopf angezeigt wird: Insbesondere im Zusammenspiel mit dem Projektmodul, in das ein Auftrag übertragen werden kann, lassen sich so Aufgaben verteilen und den Fortschritt bis in den Auftrag automatisch synchroni

Projekt auf Basis eines Auftrags erstellen (ProjectPlus)

Published January 24th, 2025 by Julian Uduevborho

Öffnen Sie den Auftrag, aus dem Sie ein Projekt erstellen möchten. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Projekt erstellen“ und bestätigen Sie den Dialog. Nach kurzer Zeit erscheint ein Fenster mit dem neuen Projekt. Die Felder sind soweit wie möglich mit den Werten aus dem Auftrag vorbelegt, ein Bezug zum Auftrag wird ebenfalls automatisch erstellt

Auftragsbestand (Generell)

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Den Auftragsbestand finden Sie unter „Finanzen -> Auftragsbestand“. Mit dieser Funktion kann auf Basis von Aufträgen, Verträgen und Verkaufschancen ein Forecast bezüglich Umsatz und Deckungsbeitrag errechnet und über die Zeitachse dargestellt werden. Dazu stehen verschiedene Diagramme zur Auswahl, die auch in Dashboards eingebaut werden können, z

Teilrechnung auf Basis eines Auftrags erstellen

Published January 24th, 2025 by Julian Uduevborho

Im Wesentlichen gehen Sie bei der Erstellung einer Teilrechnung so vor, wie bei der Erstellung einer Rechnung (siehe vorheriger Abschnitt). Öffnen Sie den Auftrag, auf dessen Basis Sie die Teilrechnung erstellen möchten. Wählen Sie in der Toolbar den Button „Rechnung erstellen“. Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn der Auftrag den Status „Gesendet

Leistungsnachweise bearbeiten

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Nachdem ein Leistungsnachweis erstellt und mit Zeiteinträgen gefüllt wurde, kann eine Überprüfung der Zeiteinträge erfolgen. Im Leistungsnachweis werden immer die aktuellen Gesamtbeträge aus den zugeordneten Zeiteinträgen berechnet, getrennt nach Gesamtpreis Zeiten und Gesamtpreis Fahrtkosten: In einer Unterliste im Leistungsnachweis werden alle zug

Stoppuhr-Funktion über Direkt-Link

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Über einen Link kann die Stoppuhr auch direkt aus dem Browser heraus gestartet werden. Der Link hat folgenden Aufbau: https://demo.crm.com/WebResources/catbase_/WebExtensions/Stopwatch.htm Ersetzen Sie die Domain „demo.crm.com“ durch die Domain, mit der Sie das CRM aufrufen. Sollten Sie beim Aufruf des Links noch nicht im CRM eingeloggt sein, geht e

Freigabeprozess

Published January 23rd, 2025 by Julian Uduevborho

Der Freigabe-Prozess kann bis zu zwei Stufen umfassen (z.B. kaufmännische und technische Freigabe). Die Freigabe wird im Angebot im Abschnitt „Genehmigung“ definiert: Die Belegung der Felder kann manuell oder über Workflows automatisiert erfolgen, z.B. in Abhängigkeit von Wertgrenzen. Generell kann ein Beleg mit aktivierter Freigabe nur dann auf den

Mahnungen (Generell)

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Dieses Modul finden Sie im Bereich „Finanzen -> Mahnungen“. Es enthält Funktionen zur Abbildung eines komfortablen Mahnwesens. Mahnungen können per Knopfdruck direkt aus einer Rechnung erstellt werden. In der Rechnungsliste ist sofort ersichtlich, in welcher Mahnstufe sich eine Rechnung befindet. Von dieser Stelle aus gelangt man auch direkt zur

Zeiteinträge genehmigen, fakturieren und abschließen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Nach der Erstellung eines Zeiteintrages befindet er sich im Status „Erfasst“. Um Weiterverarbeitet werden zu können, muss er über den Button „Genehmigen“ genehmigt werden. In den Zeiteintragslisten steht der Button „Zeiteinträge genehmigen“ zur Verfügung, über den auch mehrere Zeiteinträge auf einmal genehmigt werden können. Ist ein Zeiteintrag als

Automatische Adress-Synchronisierung

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Für einen Kontakt kann eingestellt werden, ob die Adressdaten des Kontaktes mit den Adressdaten der Firma synchron gehalten werden sollen. Damit kann bei Änderung der Firmenadressdaten sichergestellt werden, dass die Adressen der zugeordneten Kontakte automatisch aktualisiert werden. Beim Kontakt gibt es dazu ein Feld "Adresse synchronisieren", das

Handling Über- und Unterschreitung eines Kontingentes

Published January 17th, 2025 by Julian Uduevborho

Wenn das Startkontingent eines Kundenkontingentes über- oder unterschritten wird, kann auf verschiedenen Wegen damit verfahren werden. Dies wird im Feld „Handling Über-/Unterschreitung“ festgelegt werden: „Über-/Unterschreitung verfällt“ Somit hat eine Über- oder Unterschreitung keine Auswirkung auf ein zukünftiges Kontingent mit der jeweiligen Firm

E-Mail Zuordnungen

Published February 20th, 2025 by Julian Uduevborho

Diese Einstellungen kommen in komplexeren Service-Szenarien zum Einsatz, in denen Kunden jeweils eigene Support-E-Mail-Adressen zur Verfügung gestellt werden. Über die E-Mail Zuordnungen lassen sich diese E-Mail-Adressen mit dem entsprechenden Kundendatensatz verknüpfen. Nach Eingang einer E-Mail über den E-Mail-Router kann dadurch der richtige Kund

Projektvorlage erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Projektmanagement -> Projektvorlagen“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar. Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Das Start- und Enddatum kann nicht bearbeitet werden. Die Werte werden später auf Basis der zugeordneten Arbeitspakete und Aufgaben berechnet. Im Abschnitt „Einstellungen“ können Sie bei Beda

Einheiten-Einstellungen für automatische Dauervorbelegung

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

In den CATOSO-Einstellungen kann unter "Einheiten-Einstellungen" pro Einheit die Anzahl Minuten festgelegt werden, der die Einheit entspricht (z.B. Std = 60 Minuten, PT = 480 Minuten): Bei der Übertragung eines Auftrags in ein Projekt wird dann die Dauer entsprechend der Einheit direkt übernommen, d.h. das manuelle Setzen im Arbeitspaket und der Auf

Installation für MS D365/CRM online

Published May 27th, 2025 by Julian Uduevborho

Installation Voraussetzung zur Verwendung der CATOSO TimeApp ist Windows 10 oder 11. Entzippen Sie die bereitgestellte Datei mit der CATOSO TimeApp. Führen Sie die Datei Catoso.Xrm.WinApp.UI.1.0.x.x.appxbundle aus. Im erscheinenden Installations-Fenster den Button „Installieren“ klicken. Damit erfolgt die Installation der TimeApp. Nach der Installa

Bestellung ohne Auftragsbezug erstellen

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie auf „Finanzen -> Bestellungen“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar.Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Bestellnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn Sie einer Bestellung einen Lieferanten zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch m

Übergabe in Eingangsrechnung

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Bestellungen können über den Button „Eingangsrechnung erstellen“ in eine Eingangsrechnung inkl. Positionen übertragen werden. Dabei werden nur die Positionen übertragen, die sich bisher noch nicht in einer Eingangsrechnung befinden. Der Button „Eingangsrechnung erstellen“ erscheint nur, wenn die Bestellung den Status „Gesendet“ hat.

Abschlagsrechnungen über Aufträge durchführen

Published January 29th, 2025 by Julian Uduevborho

Bei Auftragspositionen kann ein Fakturatyp eingestellt werden, um Abschlagsrechnungen abbilden zu können. Die entsprechenden Einstellungen erfolgen im Register „Erweiterte Einstellungen“: Folgende Fakturatypen stehen zur Verfügung: Standard Abschlag (Betrag) Abschlag (%) Über den Button „Rechnung erstellen“ im Auftrag erfolgt wie bisher die eigentl

Angebot aus einer Verkaufschance erstellen

Published January 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Um aus einer Verkaufschance ein Angebot zu erstellen, wählen Sie die gewünschte Verkaufschance aus und klicken in der Toolbar „Angebot erstellen“. Bestätigen Sie den Dialog „Möchten Sie ein Angebot auf Basis der Verkaufschance erstellen?“. Nach kurzer Zeit erscheint das neue Angebot. Die Felder sind soweit wie möglich mit den Werten aus der Verkaufs

Automatische Formatbereinigung bei E-Mails

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Microsoft CRM bietet die Möglichkeit direkt über die Weboberfläche E-Mails zu versenden, unter anderem aus dem Aktivitäten-Stream: Der eingebaute E-Mail-Editor hat hinsichtlich der Formatierung einige Schwächen, z.B. kommen E-Mails mit unterschiedlichen Schriftarten und Schriftgrößen beim Kunden an, obwohl dies im E-Mail-Editor vorher nicht ersichtl

E-Mail-Signatur

Published February 21st, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > E-Mail-Signaturen“ können Signaturen für E-Mails definiert werden. Über die E-Mail-Signatur legen Sie fest, welche Signatur beim Benutzer anzeigt wird. Eine E-Mail-Signatur-Demo wird standardmäßig bei der Installation der CATOSO AddOns mitgeliefert und diese können sie anpassen. Im Feld „Text“ gebe

Arbeitspaket erstellen

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Gehen Sie im gewünschten Projekt auf den Reiter „Gantt“: Klicken Sie im erscheinenden Gantt Diagramm in der Toolbar auf den Button „Neues Arbeitspaket“ um das entsprechende Element zu erstellen. Um ein Arbeitspaket zu bearbeiten, klicken Sie auf die Bezeichnung des Arbeitspakets.

Angabe Fahrtkosten

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

In Zeiteinträgen kann angegeben werden, ob es sich um einen Vor Ort-Termin handelt. Falls ja, können zusätzlich weitere Informationen angegeben werden: Über die Auswahlliste „Fahrtkostenberechnung“ kann definiert werden, wie die Berechnung erfolgt. Neben einer pauschalen Berechnung ist auch eine Berechnung nach Fahrtstrecke möglich.Im Feld „Fahrtkos

Erfassung von Zeiteinträgen über Tablet-App

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Zeiteinträge können nach Installation der MS Dynamics CRM Tablet-App auch über ein Tablet erfasst werden. Wählen Sie dazu einfach in der App den Eintrag „Zeiteinträge“ im Menü um zur Liste der Zeiteinträge zu kommen. Von dort kann dann ein Zeiteintrag erstellt oder bearbeitet werden.

Application User erstellen

Published March 12th, 2025 by Julian Uduevborho

A. Einleitung Diese Anleitung beschreibt die Erstellung eines sogenannten Application Users, der zur Server-2-Server-Kommunikation zwischen MS Dynamics 365/CRM und externen Systemen notwendig ist. Die Anleitung enthält die entsprechenden Schritte im Azure-AD sowie in MS Dynamics 365/CRM. Lassen Sie uns die im folgenden Text grün markierten Werte zuk

Besprechungsprotokoll

Published February 3rd, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Projektmanagement > Besprechungsprotokolle“ steht ein Modul zur Verfügung, um Besprechungsprotokolle zu erfassen und zu verwalten. Besprechungsprotokollen kann u.a. eine Teilnehmerliste mit internen Teilnehmern (= Benutzer) und externen Teilnehmern (= Kontakte) zugeordnet werden. Bei Erfassung der einzelnen Zeilen kann zwischen verschieden

Zusätzliche Einstellungen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Systemeinstellungen“ lassen sich im Zusammenhang mit den Reisekosten diverse Einstellungen vornehmen: Über die Einstellung „Verpflegungspauschale errechnen“ legen Sie fest, ob Verpflegungspauschalen für Mitarbeiter errechnet und ausgezahlt werden sollen oder nicht. Bei der Belegerfassung kann autom

Zeiteinträge in Leistungsnachweise überführen

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Am einfachsten können Zeiteinträge aus der Leistungsnachweis-Liste heraus einem Leistungsnachweis zugeordnet werden. Dazu gibt es in der Liste die beiden Buttons „Autom. ZE Aktueller Monat“ und „Autom. ZE Letzter Monat“: Beim Klick auf einen dieser Buttons werden die Zeiteinträge des aktuellen (bzw. letzten) Monats automatisch in Leistungsnachweise

Kostenstellen, Sachkonten, Nummern

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Basis für die Datev-Schnittstelle ist die Angabe von Kostenstellen und Sachkonten in den relevanten Belegen, die dann an die Datev-Schnittstelle übergeben werden. Die Kostenstellen/Sachkonten können unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen“ im Abschnitt „Finanzwesen“ angegeben werden: Bei Firmen kann die Debitoren-Nr. (für Kunde) oder Kreditor

Freigabeprozess

Published January 30th, 2025 by Julian Uduevborho

Der Freigabe-Prozess kann bis zu zwei Stufen umfassen (z.B. kaufmännische und technische Freigabe). Die Freigabe wird im Auftrag im Abschnitt „Genehmigung“ definiert: Die Belegung der Felder kann manuell oder über Workflows automatisiert erfolgen, z.B. in Abhängigkeit von Wertgrenzen. Generell kann ein Beleg mit aktivierter Freigabe nur dann auf de

Verträge mit zeitlich unlimitiertem Kontingent

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Neben auf das Faktura-Intervall zeitlich begrenzten Kontingenten können auch Serviceverträge mit zeitlich unlimitiertem Kontingent erstellt werden. Bei dieser Kontingentart verfällt das Kontingent des Kunden nicht nach einem regelmäßigen Intervall (z.B. jeden Monat), sondern bleibt bestehen, solange der Vertrag läuft oder bis es aufgebraucht ist. Um

Verträge fakturieren

Published February 4th, 2025 by Julian Uduevborho

Sie können Verträge sowohl einzeln als auch eine Auswahl von Verträgen fakturieren. Gehen Sie auf „Service -> Verträge“ und markieren Sie in der Vertragsliste die Verträge, die Sie fakturieren möchten. Tipp : Sortieren Sie die Verträge nach der Spalte „Nächste Faktura ab“ und markieren Sie nur die Verträge, deren Datum in der Spalte kleiner dem

Manager Flash (Generell)

Published February 1st, 2025 by Julian Uduevborho

Unter „Finanzen > Manager Flash“ lässt sich ein Status-Bericht aufrufen, der diverse Kennzahlen und Vergleichswerte zum aktuellen Zeitpunkt anzeigt: Um die Zahlen zu errechnen, muss im Vorfeld der Button „Neu berechnen“ in der Manager Flash – Liste gedrückt werden. Die Generierung der Übersicht erfolgt über den Button „Drucken“:

Erfassung von Zeiteinträgen über Smartphone

Published February 13th, 2025 by Julian Uduevborho

Zeiteinträge können nach Installation der MS Dynamics CRM Smartphone-App oder über die mobile Website von MS CRM auch über ein Smartphone erfasst werden. Wählen Sie dazu einfach den Eintrag „Zeiteinträge“ im Menü um zur Liste der Zeiteinträge zu kommen. Von dort kann dann ein Zeiteintrag erstellt oder bearbeitet werden.

Betriebskalender

Published February 18th, 2025 by Julian Uduevborho

Über den Betriebskalender legen Sie Feiertage und Betriebsferien fest, die bei der Berechnung der Zuschläge berücksichtigt werden sollen: