- Kosten von externen Lieferanten (z.B. Lizenzen, externe Mitarbeiter) werden über sogenannte Fremdkosten erfasst. Egal an welcher Stelle in der Anwendung ein Fremdkosteneintrag erstellt wird, alle Fremdkosten fließen in einen zentralen Datenpool.
- Fremdkosten können auf Projekte oder Anfragen gebucht werden.
- Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Fremdkosten erfasst werden können. Davon hängt ab, welche Felder vorbelegt sind. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Freie Erstellung: In der einfachsten Form gehen Sie unter „Arbeitsbereich -> Fremdkosten“ in der Toolbar auf den Punkt „Neu“ um neue Fremdkosten zu erfassen. Bei dieser Variante sind die wenigsten Felder vorbelegt.
- Erstellung über Entität: In diesem Fall gehen Sie in die entsprechende Entität (Projekt oder Anfrage) und wählen in der oberen Navigationsleiste den Menüpunkt „Fremdkosten“. Wählen Sie dann in der Toolbar den Button „Neue Fremdkosten hinzufügen“, worauf sich das Formular zur Eingabe von Fremdkosten öffnet. Die Zuordnung zum Projekt bzw. zur Anfrage ist dabei schon vorbelegt, ebenso wie der Kunde.
- Wenn Sie einen neuen Fremdkosteneintrag erstellen, öffnet sich das folgende Formular:
- Diverse Felder sind dabei schon vorbelegt. In den Feldern „Bezeichnung“ und „Beschreibung“ beschreiben Sie die Fremdkosten. Diese Text werden später in die Rechnung übernommen.
- Im Abschnitt „Zuordnung“ geben Sie an, auf welches Objekt die Fremdkosten gebucht werden sollen. Abhängig davon, wie das Fremdkostenfenster aufgerufen wurde, sind hier in der Regel die Felder schon vorbelegt.
- Die kaufmännischen Daten Sie im Abschnitt „Kosten (netto)“ ein. Diese Werte werden automatisch in den Bereich „Faktura“ übertragen und können dort angepasst werden. Die Werte des Bereiches „Faktura“ werden später bei Bedarf in die Rechnung übergeben, sofern die Fremdkosten als „Fakturierbar“ gekennzeichnet sind.
- Um einen Fremdkosteneintrag fertigzustellen, speichern Sie ihn einfach ab und drücken den Button „Zur Genehmigung“ in der Toolbar. Die Fremdkosten werden dadurch auf den Status „In Genehmigung“ gesetzt und können vom angegebenen Genehmiger freigegeben werden.