Einleitung

Mit den CATOSO AddOns ist es möglich, für bestimmte Entitäten SharePoint-Verzeichnisse zu erstellen, um in SharePoint Dateien und Dokumente zu verwalten. Die Erstellung kann sowohl manuell über einen Button erfolgen oder durch Workflows automatisiert werden.

Für folgende Entitäten steht die erweiterte SharePoint-Anbindung zur Verfügung:

• Firmen
• Verkaufschancen
• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Bestellungen
• Verträge
• Projekte
• Arbeitspakete
• Aufgaben
• Reisekosten

Wichtig: Damit die erweiterte Erstellung funktioniert, muss für die entsprechende Entität die generelle SharePoint-Anbindung aktiviert sein.

Im Vergleich zur Standard-SharePoint-Integration, wird zum Beispiel automatisch im Feld “Dokumenten-URL” im Formular ein Link auf das SharePoint-Hauptverzeichnis gespeichert, damit man mit einem Klick in das Verzeichnis kommt. Der mehrstufige Weg über die Standard-Liste ist dann nicht notwendig, steht aber parallel weiterhin zur Verfügung. 

Struktur Hauptverzeichnis

In den Systemeinstellungen lässt sich definieren, ob pro Entität das Hauptverzeichnis direkt zugeordnet wird, oder ob das Verzeichnis unterhalb des Hauptverzeichnisses der zugeordneten Firma erstellt wird.

Manuelle Erstellung

Die manuelle Erstellung erfolgt bei der entsprechenden Entität (z.B. Firma) über den Menüpunkt “New Document Location” in der Toolbar. Dabei erscheint ein Dialogfenster, in dem eine Verzeichnisvorlage ausgewählt werden kann. Wird keine Verzeichnisvorlage ausgewählt, wird nur das Hauptverzeichnis in SharePoint angelegt.

Automatische Erstellung

Die Erstellung der SharePoint-Verzeichnisse kann auch über Workflows automatisiert. Damit lässt sich z.B. automatisch ein SharePoint-Verzeichnis erstellen, sobald eine neue Firma erstellt wird.

Verzeichnisvorlagen

Über Verzeichnisvorlagen lassen sich in den Systemeinstellungen Verzeichnisstrukturen hinterlegen, die direkt per Klick in ein SharePoint-Hauptverzeichnis übernommen werden können.