Microsoft CRM bietet die Möglichkeit direkt über die Weboberfläche E-Mails zu versenden, unter anderem aus dem Aktivitäten-Stream:
Der eingebaute E-Mail-Editor hat hinsichtlich der Formatierung einige Schwächen, z.B. kommen E-Mails mit unterschiedlichen Schriftarten und Schriftgrößen beim Kunden an, obwohl dies im E-Mail-Editor vorher nicht ersichtlich ist.
Unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Systemeinstellungen“ kann im Abschnitt „E-Mail“ eingestellt werden, ob in MS CRM manuell erstellte E-Mails automatisch bereinigt werden:
Diese Funktion wandelt den Text auf eine von Ihnen festgelegte Schriftart und Schriftgröße um, damit E-Mails wie im Editor angezeigt versendet werden. Sie können dadurch E-Mails jetzt guten Gewissens direkt aus MS CRM direkt versenden, der Weg über MS Outlook ist bei einfacheren E-Mails nicht mehr notwendig.
Über „Content bereinigen“ stellen Sie ein, ob die automatische Formatbereinigung aktiviert werden soll. Bei „Schriftart“ und „Schriftgröße“ legen Sie fest, welches Format Ihre E-Mail-Texte haben sollen. Wenn Sie in einer E-Mail den „Speichern“-Button oder den „Senden“-Button drücken, wird das Textformat automatisch auf die eingestellten Werte geändert.
Da E-Mail-Signaturen oft Texte unterschiedlicher Schriftgröße und –art enthalten, haben Sie über die das Feld „Stopptext(e)“ die Möglichkeit Texte zu definieren, ab denen die Formatbereinigung abgebrochen wird. Ein typischer Stopptext ist „Mit freundlichen Grüßen“, d.h. dieser und nachfolgende Texte werden nicht bezüglich des Formats bereinigt. Mehrere Texte können über das Semikolon (;) getrennt werden.
E-Mails die automatisch über Workflows oder über Kampagnen versendet werden, müssen wie bisher solange formatiert werden, bis sie korrekt dargestellt werden.
Tipp: Über folgenden Weg können Sie am einfachsten eine E-Mail-Vorlage erstellen:
- Vorlagentext in Word oder Outlook schreiben
- Per Copy & Paste in eine neue CRM-Email-Vorlage einfügen (Wichtig: An der allerersten Stelle im Body der Vorlage einfügen, da sonst ungewollte Leerzeilen ergänzt werden!)
- Beim Ersetzen von Wörtern mit Variablen muss das entsprechende Wort markiert und dann die Variable hinzugefügt werden. Danach kann das Wort gelöscht werden.