Generelle Einstellungen
Über die Nummernkreise (CATOSO Einstellungen > Nummernkreise) wird festgelegt, wie Nummern verschiedener Entitäten (z.B. Angebot, Auftrag, Rechnung) aufgebaut sind. Basiseinstellungen werden bei der Installation der CATOSO AddOns bereits mitgeliefert.
Das Feld „Entität“ sollte nicht geändert werden. Die anderen Felder können Sie nach Ihrem Bedarf anpassen.
Im Feld „Aktueller Zähler“ steht die Zahl, die bei der nächsten Erstellung einer Entität als Zahl verwendet wird. Sie wird mit jeder neuen Entität um den Wert 1 erhöht. Der Zähler kann bei Bedarf manuell überschrieben werden, z.B. wenn Sie einen Datensatz gelöscht haben, aber kein „Loch“ in der Nummerierung möchten.
Über das Feld „Format“ legen Sie fest, wie die eigentliche Nummer aufgebaut sein soll. Dieses Feld unterstützt verschiedene Variablen, die jeweils in geschweiften Klammern eingegeben werden müssen, z.B. {Counter}. Folgende Variablen werden derzeit unterstützt:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
| {Counter} | Fügt eine fortlaufende Nummer gemäß der Zahl im Feld "Aktueller Zähler" ein. Die Nummer wird dabei entsprechend dem Wert im Feld "Länge Zähler" mit führenden Nullen erweitert. Beispiel: Im Feld "Format" steht "AN-{Counter}". Der aktuelle Zähler steht auf 12 und die Länge des Zählers ist mit 6 angegeben. Im Ergebnis wird die folgende Nummer erzeugt: AN-000012 |
| {Year2} | Fügt die letzten beiden Zahlen des aktuellen Jahres ein. |
| {Year4} | Fügt die aktuelle Jahreszahl ein. |
| {RandomX} | Erzeugt einen Text aus Zufallszahlen/-buchstaben. X steht dabei für die Länge und kann einen Wert von 1 bis 9 annehmen, z.B. {Random5} |
Alle Werte im Feld „Format“ die nicht Variablen sind, werden so dargestellt wie sie eingegeben wurden.
Im Feld „Unternehmenseinheit“ können Sie den Nummernkreis auf eine bestimmte Unternehmenseinheit eingrenzen, d.h. er wird nur verwendet, wenn der entsprechende Beleg dieser Unternehmenseinheit zugeordnet ist.
Nummernkreise ohne zugeordnete Unternehmenseinheit gelten als Standard-Nummernkreis. Wenn einem Verkaufsbeleg eine Unternehmenseinheit zugeordnet ist, aber kein Nummernkreis mit entsprechender Unternehmenseinheit vorhanden ist, wird der Standard-Nummernkreis verwendet.
Nummernkreise mit Jahreszahl
Wird die Jahreszahl in den Nummernkreis im Feld “Format” eingebunden, ist das Jahr der Erstellung des Datensatzes relevant. Bei manchen Belegtypen (z.B. Rechnungen) ist es aber oft gewünscht, dass sich die Jahreszahl am Belegdatum orientiert. Dann kann es pro Jahr einen eigenen Nummernkreis geben, wobei der neue Nummernkreis immer mit dem Zähler 1 wieder beginnt.
Um dies zu erreichen, muss wie folgt vorgegangen werden:
- Beim entsprechenden Nummernkreis im Feld “Belegjahr” das aktuelle Jahr einstellen.
- In den Systemeinstellungen im Abschnitt “Belege” im Feld “Nummernkreise pro Jahr” die Entität aktivieren.
- Momentan ist die Einstellung für folgende Belegtypen möglich:
- Angebote
- Aufträge
- Rechnungen
- Gutschriften
Sobald das Belegjahr in einem Jahr ist, für das es noch keinen Nummernkreis gibt, wird für das Jahr ein neuer Nummernkreis auf Basis der bestehenden Nummernkreis-Einstellungen erstellt.
Hinweis: Wenn das Feld “Belegjahr” im Nummernkreis gefüllt, in den Systemeinstellungen der Belegtyp aber im Feld “Feld “Nummernkreise pro Jahr” nicht aktiviert ist, kann der Nummernkreis nicht erstellt werden.