- Gehen Sie auf „Service -> Verträge“ und wählen Sie den Button „Neu erstellen“ in der Toolbar.
- Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Vertragsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden.
- Wenn Sie einem Vertrag einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den Werten vorbelegt, die beim Kunden hinterlegt sind (z.B. Währung und Zahlungsbedingungen).
- Legen Sie über die Auswahlbox „Zuteilungstyp“ fest, um welche Art von Vertrag es sich handelt. Diese Einstellung kann nach dem Speichern des Vertrags nicht mehr geändert werden! Folgende Zuteilungstypen sind vorhanden:
- Zeitraum: Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie pro Zeitraum (z.B. pro Monat) einen festen Betrag fakturieren möchten. Beispiele: Nutzungsrechte oder pauschaler Wartungsvertrag
- Anfrage nach Anzahl: Mit dieser Einstellung können Anfragen nach Anzahl abgerechnet werden. Durch Eingabe von Kontingenten und weiteren Werten in den Vertragszeilen können Sie weitere Einstellungen vornehmen.
- Anfragen nach Zeitaufwand: Mit dieser Einstellung kann der Zeitaufwand für Anfragen abgerechnet werden. Durch Eingabe von Kontingenten und weiteren Werten in den Vertragszeilen können Sie weitere Einstellungen vornehmen.
- Speichern Sie den Vertrag, damit Sie im nächsten Schritt Vertragszeilen eingeben können.
- Vertragszeilen werden im Abschnitt „Vertragszeilen“ eingeben. Klicken Sie dazu im genannten Abschnitt auf die Tabelle und dann in der Toolbar auf den Button „Neue Vertragszeile hinzufügen“.
- Füllen Sie im Vertragszeilen-Formular die notwendigen (Muss-)Felder aus.
- Im Feld „Position“ können Sie den Wert 999 stehen lassen. Das System verwendet dann beim Speichern automatisch die nächste freie fortlaufende Positionsnummer. Das Feld „Position“ müssen Sie nur dann ändern, wenn Sie etwas an der Reihenfolge der Vertragszeilen ändern möchten.
- Bei Auswahl eines Produktes aus der Preisliste werden die dort hinterlegten Werte (z.B. Beschreibung, Preis, Steuercode) in die Vertragszeile übernommen.
- Wenn Sie alle Vertragszeilen eingeben haben, wählen Sie in der Toolbar des Vertrags den Button „Neu berechnen“. Dieser Button aktualisiert das Vertragsformular und die Vertragssumme wird dargestellt.
Hinweis: Die Vertragssummen werden automatisch berechnet, auch ohne dass Sie den Button „Neu berechnen“ wählen. Er lädt lediglich die Seite neu. - Setzen Sie den Vertrag über den Button „Vertrag aktivieren“ in der Vertrags-Toolbar auf den Status „Aktiv“. Damit werden weitere Buttons zur Auswahl aktiviert (z.B. Rechnung erstellen, Vertrag überarbeiten). Nur in diesem Status kann der Vertrag in Anfragen verwendet oder zur Faktura verwendet werden!