- Der Freigabe-Prozess kann bis zu zwei Stufen umfassen (z.B. kaufmännische und technische Freigabe). Die Freigabe wird im Angebot im Abschnitt „Genehmigung“ definiert:
- Die Belegung der Felder kann manuell oder über Workflows automatisiert erfolgen, z.B. in Abhängigkeit von Wertgrenzen.
- Generell kann ein Beleg mit aktivierter Freigabe nur dann auf den Status „Gesendet“ gesetzt werden, wenn alle Genehmiger den Beleg freigegeben haben.
Genehmigen kann nur der Benutzer, der als Genehmiger eingetragen ist. - Für Sondersituationen (z.B. Geschäftsleitung kann immer freigeben), lassen sich in den Zugriffsgruppen Einstellungen vornehmen, damit bestimmte Benutzer erweiterte Freigabe-Berechtigungen bekommen.
- Für Freigabe-Workflows enthalten die AddOns Vorlagen für Angebot / Auftrag / Rechnung / Bestellung, die als Basis für eigene Workflows verwendet werden können.
- Die Vorlagen befinden sich unter „Einstellungen > Prozesse“:
- Für bestimmte Belegtypen gibt es eine Vorlage (z.B. CATOSO – Vorlage Angebot-Genehmiger setzen) um die Felder im Bereich „Genehmigung“ zu füllen. Hier kann beispielsweise bei einer bestimmten Gesamtsumme das Feld „Genehmigungstyp“ sowie ein entsprechender Genehmiger im Feld „Genehmiger 1“ gesetzt werden.
- Eine weitere Vorlage (z.B. CATOSO – Vorlage Info an Angebot-Genehmiger) dient zum Senden der Freigabe-Anforderung an den Genehmiger.
- Schließlich kann eine der Vorlagen (z.B. CATOSO – Vorlage Genehmigungsinfo an Angebots-Besitzer) dazu verwendet werden, nach einer Freigabe bzw. Ablehnung den Besitzer des Belegs zu informieren.