A. Einleitung

Es können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, um die angelegten Leads und Kontakte gemäß der „Datenschutz-Grundverordnung“ (DSGVO) verwalten zu können. Die entsprechenden Felder befinden sich im Formular im Block „DSGVO“:

B. Vorgehensweise

• Das Feld „Status DSGVO“ zeigt den aktuellen datenschutzrelevanten Status des Leads oder Kontakts. Wenn ein neuer Kontakt angelegt wird, hat dieser Kontakt automatisch den Status „Aktiv“. Sollte die Aufbewahrung der Daten datenschutzrechtlich nicht mehr zulässig sein, kann dieser Status über den Button „DSGVO“ deaktiviert und später anonymisiert werden.
• Ein Lead mit dem Status DSGVO „Deaktiviert“ kann im Lead-Formular wieder auf „Aktiv“ gestellt werden, indem man auf den Button „Lead erneut aktivieren“ klickt. Dafür muss das Lead (dis-)qualifiziert sein.
• Ein Kontakt  mit dem Status DSGVO „Deaktiviert“ kann im Kontakt-Formular wieder auf „Aktiv“ gestellt werden, indem man auf den Button „Aktivieren“ klickt. Damit wird der Status des Kontakts ebenfalls wieder auf „Aktiv“ gestellt.
• Wird ein Kontakt oder Lead anonymisiert, werden die Daten aus den Feldern des Formulars gelöscht bzw. „ausge-xt“ („xxx“) und somit unkenntlich gemacht. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!
  Eine Anonymisierung eines Kontaktes ist nicht möglich, wenn der Kontakt als Ansprechpartner mindestens einer bestehenden Rechnung hinterlegt ist.
• Das Feld „Status DSGVO Datum“ zeigt an, seit wann das Lead oder der Kontakt den aktuellen „Status DSGVO“ hat.
  Mit dem Feld „Einwilligungsdatum DSGVO“ kann ein Datum hinterlegt werden, an dem von Seiten des Leads bzw. Kontakts die verpflichtende Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der eigenen personenbezogenen Daten im CRM erteilt wurde.
• Mit dem Feld „Einwilligung durch“ kann zudem angegeben werden, in welcher Form diese Einwilligung erteilt wurde, z.B. in Form eines Schreibens, einer E-Mail oder über eine Webseite.
• In dem Feld „Zweck DSGVO“  kann hinterlegt werden, zu welchem Zweck die personenbezogenen Daten der jeweiligen Person im CRM gespeichert werden. Ein neuer „Zweck DSGVO“ kann in den CATOSO Einstellungen -> „Zweck DSGVO“ angelegt werden. Hierbei hat jeder Zweck zudem einen bestimmten Gültigkeitszeitraum (in Monaten), in dessen Anschluss geprüft wird, ob dieser Zweck weiterhin gegeben ist.
  • Bitte bedenken Sie in diesem Zusammenhang, dass Sie gemäß der Vorschriften der DSGVO dazu verpflichtet sind, nicht nur eine Zustimmung seitens der natürlichen Person zur Speicherung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten, sondern auch Auskunft darüber geben müssen, aus welchen Gründen die Speicherung der Daten nötig sind. Sie sind auf Anforderung der natürlichen Person jederzeit in der Nachweispflicht, dass diese Zweckbindung weiterhin vorliegt!