Einleitung

CATOSO X365 ermöglicht eine flexible und zielgerichtete Konfiguration der Rechnungszustellung – abgestimmt auf die Kommunikationswege und Präferenzen des jeweiligen Unternehmens. Ob digital oder klassisch per Post: Die Zustellart lässt sich präzise steuern, damit Rechnungen zuverlässig und korrekt ankommen.

Bei den Firmen können diese Einstellungen im Register “Details” im Bereich “Fakturierung” vorbelegt werden, damit sie nicht bei jeder Rechnung angepasst werden müssen. Diese Einstellungen werden bei der Rechnungserstellung automatisch übernommen. Bei Bedarf lassen sie sich direkt in der Rechnung individuell anpassen – für maximale Flexibilität und Kontrolle.

Beschreibung

Digitale Zustellung per E-Mail

Soll die Rechnung per E-Mail versendet werden, wird die Zustellart auf „Per E-Mail“ gesetzt. Zusätzlich kann das gewünschte Rechnungsformat gewählt werden – entweder PDF oder ZUGFeRD, je nach technischer Anforderung oder Wunsch des Kunden.

Für die Zustellung empfiehlt sich die Angabe eines konkreten Kontakts im Feld „Rechnungskontakt E-Mail“. Ist dort kein Kontakt hinterlegt, greift CATOSO X365 automatisch auf den Ansprechpartner der Rechnung zurück. Sollte auch dieser fehlen, wird die Rechnung an die im Firmenprofil hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Klassische Zustellung per Post

Soll die Rechnung postalisch zugestellt werden, genügt die Auswahl der Zustellart „Per Post“. Weitere Angaben sind in diesem Fall nicht erforderlich.

Ergänzende Hinweise

Neben den oben genannten Einstellungen sollten in einer Firma auch die folgenden Felder gesetzt sein, damit bei Erstellung von Rechnungen wichtige Felder automatisch vorbelegt sind:

• Preisliste
• Zahlungsbedingung
• Rechnungskontakt E-Mail