Firma erstellen und verwalten
Inhaltsübersicht
Einleitung
Firmen sind die zentralen Stammdaten für Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Lieferanten. Zu jeder Firma können allgemeine Unternehmensdaten, Adressen, Kommunikationsinformationen, Ansprechpartner sowie relevante Informationen gepflegt werden. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten erhalten Benutzer einen vollständigen Überblick über Firmen und können damit Geschäftsprozesse effizient steuern.
Aufruf
Der Aufruf von Firmen erfolgt über “Linke Menüleiste > Firmen”.
Neue Firmen können über den Button “Neu” in der Firmen-Liste oder im Firmen-Formular erstellt werden.
Wichtige Felder
Folgend eine Übersicht wichtiger Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firmenname | Name der Firma inkl. Rechtsform (z.B. GmbH) |
| Firmenzusatz | In diesem Feld kann ein zum Firmenname ergänzender Text angegeben werden. Zum Beispiel können bei größeren Firmen mit gleicher Firmierung und unterschiedlichen Unternehmensbereichen die jeweiligen Unternehmensbereiche zur Unterscheidung erfasst werden. |
| Firmennummer | Die Firmennummer wird automatisch auf Basis des in den Stammdaten hinterlegten Nummernkreises erstellt, wenn das Feld bei Erstellung einer Firma leer ist. Sollte das Feld bei Erstellung einer Firma gefüllt sein, bleibt der eingegebene Wert erhalten. Beim Erstellen einer Firma wird geprüft, ob die Firmennummer eindeutig ist. Sollte dies nicht der Fall sein, lässt sich der Datensatz nicht speichern. |
| Übergeordnete Firma | |
| Land |
Angabe in welchem Land die Firma sitzt. Diese Angabe ist insbesondere für den Auftrags- und Faktura-Prozess wichtig, da sie unter anderem die Berechnung der Umsatzsteuer steuert. In den Stammdaten kann ein Land als Standard definiert werden. Dieses Land wird dann automatisch gesetzt, wenn eine neue Firma erstellt wird. |
| Geschäftsbeziehung | |
| Preisliste | |
| Zahlungsbedingung | |
| Berechnungstyp | |
| Zustellart | |
| Rechnungsformat | |
| Rechnungskontakt E-Mail |
Wichtige Bedienelemente
Folgend eine Übersicht wichtiger Bedienelemente:
| Bedienelement | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitachse |
Siehe Punkt 1 im Screenshot. In der Zeitachse können Aktivitäten und Notizen zur Firma erfasst werden. Ebenso werden hier die Aktivitäten aus verbundenen Datensätzen, z.B. Verkaufschancen angezeigt. |
| Kontaktliste |
Siehe Punkt 2 im Screenshot. Die Kontaktliste zeigt alle aktiven Kontakte, die einer Firma zugeordnet sind. Aus dieser Liste heraus können auch neue Kontakte zu Firmen erstellt werden. |
[Screenshot]
Wichtige Funktionen
Folgend eine Übersicht über wichtige Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Firma aus Lead erstellen |
Firmen lassen sich auch aus Leads erstellen. Weitere Infos siehe unter folgendem Link. |
| Einstellungen Rechnungsversand |
Damit Rechnungen korrekt versendet werden, sollten in den Firmenstammdaten bestimmte Einstellungen vorgenommen werden. Weitere Infos siehe unter folgendem Link. |
| Firma deaktivieren |
Anstelle Firmen zu löschen, sollten sie deaktiviert werden. Damit erscheinen sie nicht mehr in aktiven Ansichten und Auswahlen, bleiben aber weiterhin im System vorhanden und können bei Bedarf wieder aktiviert werden. Firmen können über den Button “Deaktivieren” deaktiviert werden. |
Ergänzende Hinweise
tbd