Unter „Finanzen > Lastschriften“ gibt es ein Modul zum Erstellen und Verwalten von Lastschriften. Die Lastschriften können im SEPA-Format exportiert und in Banking-Software importiert/verarbeitet werden.
- Damit Rechnungen automatisch in eine Lastschrift übernommen werden, müssen sie einer Zahlungsbedingung vom Typ „per Lastschrift“ zugeordnet sein:
- Zusätzlich müssen in der Rechnung im Bereich „Lastschrift“ die entsprechenden Einstellungen gesetzt sein. Diese Einstellungen kommen in der Regel aus der Firma (Bereich „Lastschrift“), können aber auch in der Rechnung eingestellt/geändert werden.
- Eine Lastschrift kann mehrere Rechnungen enthalten.
- Die Gläubiger-ID kann in den Systemeinstellungen oder in der Unternehmenseinheit eingestellt werden.
- Um Rechnungen in Lastschriften zu übernehmen, muss zunächst manuell unter unter „Finanzen > Lastschriften“ eine Lastschrift erstellt werden.
- Über den Button „Rechnungen hinzufügen“ werden Rechnungen automatisch einer Lastschrift zugefügt.
- Bei Bedarf können Rechnungen auch manuell einer Lastschrift hinzugefügt. Dazu kann im Rechnungsformular im Bereich „Lastschrift“ eine Lastschrift zugeordnet werden:
- Generell ist im Vorfeld darauf zu achten, daß bei den entsprechenden Firmen die Daten für Bankverbindung und Lastschriften im Register „Details“ korrekt gepflegt sind:
- Die Daten aus der Firma werden automatisch in die Rechnung übernommen bzw. aus der Lastschrift wird darauf Bezug genommen.
- Solange eine Lastschrift nicht exportiert ist, können Rechnungen daraus wieder entfernt werden. Dazu muss in der Rechnung der Bezug zur Lastschrift entfernt werden.
- In der Lastschrift kann über den Button „Export“ eine SEPA-Datei erstellt werden. Diese befindet sich dann als Dateianhang in den Notizen und kann mit Banking-Software weiterverarbeitet werden. Beim Export werden diverse Prüfungen vorgenommen, um Fehler vorab beheben zu können. Solange Fehler vorhanden sind, kann eine Lastschrift nicht exportiert werden.
- Wenn eine Lastschrift exportiert wird, werden automatisch die darin enthaltenen Rechnungen auf "Bezahlt" gesetzt.
- Bei Export der Lastschrift wird u.a. auch geprüft, ob sie stornierte Rechnungen enthält. In diesem Fall wird die Rechnung automatisch aus der Lastschrift entfernt.
- Bei Storno einer Rechnung wird geprüft, ob sich diese bereits in einer noch nicht exportierten Lastschrift befindet. In diesem Fall wird die Rechnung automatisch aus der Lastschrift entfernt.