Einleitung

Es können in MS D365 Kontakte erstellt und verwaltet werden. Kontakte können auf verschiedenen Wegen erstellt werden. 

Der Menüpunkt “Firmen” befindet sich je nach gewählter App an verschiedenen Stellen. Da es sich aber um einen zentralen Punkt handelt, ist er in der Regel bereits im ersten Bereich des linken Menüs zu finden.

Kontakt manuell erstellen

Ein Kontakt kann manuell erstellt werden, in dem unter „Arbeitsbereich -> Kontakte“ der Button „Neu erstellen“ gewählt wird. Im Formular müssen die notwendigen (Muss-)Felder ausgefüllt werden. Zur automatischen Erzeugung der Briefanrede kann im Feld „Anrede“ die gewünschte Anrede eingegeben werden, zum Beispiel „Herr“ oder „Frau“. Auf Basis der hinterlegten Regeln wird im Feld „Briefanrede“ die entsprechende Briefanrede erzeugt. Um die Briefanrede manuell zu überschreiben, kann im Abschnitt „Einstellungen“ die Auswahl „Briefanrede bearbeitbar“ auf „Ja“ gesetzt werden. 

Tipp: In der Regel ist es empfehlenswert den Kontakt direkt aus der Firma heraus zu erstellen, da dann viele Daten wie die Adresse automatisch mit übernommen werden. Hierzu kann in der entsprechenden Firma der Bereich „Kontakte“ gewählt werden. In diesem Bereich kann über den Button „Kontakt erstellen“ ein neuer Firmenkontakt erstellt werden.

Kontakt aus Lead erstellen

Ein Kontakt kann aus einem Lead erstellt werden, indem im gewünschten Lead über die Toolbar der Button „Qualifizieren“ gewählt wird. In diesem Zusammenhang wird automatisch auch die entsprechende Firma erstellt.

Kontakt aus Outlook erstellen

Wenn Ihr MS Outlook-Client mit MS CRM verbunden ist, können Kontakte mit wenigen Schritten nach MS CRM übernommen werden. 

Dazu muss in Outlook der gewünschte Kontakt ausgewählt werden. Anschließend muss in der Outlook-Toolbar auf den Button „Nachverfolgen“ geklickt werden:

Nach einigen Sekunden erscheint vor dem Kontakt das Icon. Dies zeigt an, dass der Datensatz mit MS CRM verbunden ist. Wenn der Kontakt in MS CRM geöffnet wird, kann er nach Bedarf bearbeitet bzw. ergänzt werden.

Automatische Adress-Synchronisierung

Für einen Kontakt kann eingestellt werden, ob die Adressdaten des Kontaktes mit den Adressdaten der Firma synchron gehalten werden sollen. 

Damit kann bei Änderung der Firmenadressdaten  sichergestellt werden, dass die Adressen der zugeordneten Kontakte automatisch aktualisiert werden. Beim Kontakt gibt es dazu ein Feld "Adresse synchronisieren", das bei neuen Kontakten standardmäßig auf "Ja" gesetzt wird:

Bei bestehenden Kontakten kann dieses Kennzeichen nachträglich gemäß Ihren Anforderungen gesetzt werden, z.B. mit der Massenbearbeitungsfunktion.