• Der Block „DSGVO“ in den Lead- und Kontaktformularen  inkludiert das Feld „Prüfdatum DSGVO“. Das Datum in diesem Feld zeigt das nächste Datum, an dem überprüft werden sollte, ob der Zweck zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten weiterhin vorliegt.
• Das Prüfdatum DSGVO richtet sich nach den Angaben in den Feldern „Einwilligungsdatum DSGVO“ und „Zweck DSGVO“ (sofern diese Felder ausgefüllt wurden). Bei Anlage eines neuen Leads oder Kontaktes, berechnet sich das erste Prüfdatum, wie folgt:
  • Einwilligungsdatum DSGVO + Zweck DSGVO
  • Aktuelles Datum + Gültigkeitszeitraum des gewählten „Zweck DSGVO“ (wenn kein Einwilligungsdatum DSGVO hinterlegt wurde)
  • Einwilligungsdatum DSGVO + 12 Monate (wenn kein Zweck DSGVO hinterlegt wurde)
  • Aktuelles Datum + 12 Monate (wenn weder „Zweck DSGVO“ noch „Einwilligungsdatum DSGVO“ hinterlegt wurden)
• Bei einem bestehenden Lead oder Kontakt wird das Prüfdatum DSGVO zudem neu berechnet, wenn eine Änderung im Feld „Zweck DSGVO“ vorgenommen wurde:
  • Aktuelles Datum + Gültigkeitszeitraum des neuen „Zweck DSGVO“
• Das Prüfdatum DSGVO kann bei Bedarf auch manuell angepasst werden.

Vorgehensweise:

• Mit Hilfe der Ansichten „Zu prüfende Leads (DSGVO)" und „Zu prüfende Kontakte (DSGVO)“ haben Sie einen schnellen Überblick über diejenigen Leads bzw. Kontakte  deren aktuelles „Prüfdatum DSGVO“ <= Aktuelles Datum liegen und daher zeitnah hinsichtlich der gegebenen Zweckbindung geprüft werden sollten.
• Über den Button „DSGVO“ kann das Prüfdatum DSGVO um den Gültigkeitszeitraum des Zweck DSGVO verlängert werden.
• Sollte der Zweck DSGVO nicht mehr gegeben sein, kann das Lead oder der Kontakt über den selben Button deaktiviert werden. Hierbei wird der Status DSGVO = „Deaktiviert“ eingestellt und der Status auf „Inaktiv“ gestellt.