- Reisekostenabrechnungen werden über die sogenannten Reisekosten erfasst. Egal an welcher Stelle in der Anwendung Reisekosten erstellt werden, alle Reisekosten fließen in einen zentralen Datenpool.
- Reisekosten können auf Projekte oder Anfragen gebucht werden.
- Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Reisekosten erfasst werden können. Davon hängt ab, welche Felder vorbelegt sind. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Freie Erstellung: In der einfachsten Form gehen Sie unter „Arbeitsbereich -> Reisekosten“ in der Toolbar auf den Punkt „Neu“ um neue Reisekosten zu erfassen. Bei dieser Variante sind die wenigsten Felder vorbelegt.
- Erstellung über Entität: In diesem Fall gehen Sie in die entsprechende Entität (Projekt oder Anfrage) und wählen in der oberen Navigationsleiste den Menüpunkt „Reisekosten“.
- Wählen Sie dann in der Toolbar den Button „Neue Reisekosten hinzufügen“, worauf sich das Formular zur Eingabe von Reisekosten öffnet. Die Zuordnung zum Projekt bzw. zur Anfrage ist dabei schon vorbelegt, ebenso wie der Kunde.
- Wenn Sie einen neuen Reisekosteneintrag erstellen, öffnet sich das folgende Formular:
- Diverse Felder sind dabei schon vorbelegt. Im Feld „Bezeichnung“ geben Sie eine kurze Beschreibung ein. Dieser Text wird später in die Rechnung übernommen.
- Wenn Sie eine Spesenabrechnung nur mit Belegen aber ohne Reise machen möchten, wählen Sie bei „Belege ohne Reise“ den Wert „Ja“.
- Im Abschnitt „Zuordnung“ geben Sie an, auf welches Objekt die Reisekosten gebucht werden sollen. Abhängig davon, wie das Reisekostenfenster aufgerufen wurde, sind hier in der Regel die Felder schon vorbelegt.
- Geben Sie in den Abschnitten „Route und Zeiten“ sowie „Fahrten“ die gewünschten Werte ein.
- Nach Speichern der Reisekosten werden automatisch die Reisetage erzeugt (Abschnitt „Reisetage“), die als Basis für die Verpflegungspauschalen dienen. Wählen Sie die Tabelle im Abschnitt „Belege“, um der Reisekostenabrechnung Belegdaten hinzuzufügen.
- Um die Reisekostenabrechnung fertigzustellen, speichern Sie ihn einfach ab und drücken den Button „Zur Genehmigung“ in der Toolbar. Die Reisekosten werden dadurch auf den Status „In Genehmigung“ gesetzt und können vom angegebenen Genehmiger freigegeben werden