Einleitung

Unter “CATOSO Einstellungen” → “Verzeichnisvorlagen” können Verzeichnisstrukturen für automatisch erstellte SharePoint-Ordner erstellt werden. Verzeichnisvorlagen können für diverse Entitäten angelegt werden und der Zugriff auf Unterordner individuell gesteuert werden.

Generelle Einstellungen

Im Feld “Entitätstyp” wird festgelegt, für welche Entität die Verzeichnisvorlage angelegt werden soll. Die Ordner zu der Verzeichnisvorlage werden über die Tabelle “Verzeichnisvorlagendetails” angelegt. Der Bezug zu der Verzeichnisvorlage wird hierbei automatisch über das Feld “Verzeichnisvorlage” belegt. Der Zugriff auf diese (Unter-)Ordner haben. Hierbei können einzelnen Nutzern (getrennt durch Semikolon) oder Gruppen der Zugriff zugewiesen werden. Wenn man einen Ordner aus der Vorlage als Unterordner eines anderen Ordners der Verzeichnisstruktur anlegen möchte, muss im “Verzeichnisname” zunächst der Verzeichnisname des übergeordneten Ordners angegeben werden und danach ein Schrägstrich sowie der Name des Unterordners ergänzt werden.

SharePoint Ordnerstruktur

Über das Feld “SharePoint Ordnerstruktur” (unter “CATOSO Einstellungen” → “Systemeinstellungen”) wird definiert, ob die Ordner aus der Verzeichnisvorlage als Unterordner des Ordners der Firma angelegt werden soll oder als Unterordner des Ordners der jeweiligen Entität. Der Ordner der Firma hat dabei die Struktur {Firmennummer} - {Firmenname}. Bei Erstellung von SharePoint-Ordnern aus einer Verzeichnisvorlage wird hierbei zunächst ein Unterordner der Entität erstellt, sofern dieser nicht bereits vorhanden war. Unter diesem Unterordner befindet sich ein weiterer Unterordner mit der Belegnummer des jeweiligen Datensatzes. Die Ordner aus der Verzeichnisstruktur sind unter diesem Unterordner hinterlegt. 

Auswahl der Verzeichnisvorlage

Die Erstellung eines SharePoint-Verzeichnisses mit Verzeichnisvorlage ist im Formular des Datensatzes über den Button “New Document Location” möglich. Hier wird im anschließend geöffneten Dialogfenster über das “Folder Template”-Feld die gewünschte Verzeichnisvorlage gewählt, mit der der SharePoint-Ordner erstellt wird.

Zudem ist es möglich, über Workflows automatisch bei Erstellung eines neuen Datensatzes den SharePoint-Ordner mit der gewünschten Verzeichnisvorlage zu erstellen. Hierfür wird im Parameter des SystemAktionWF “CreateDocumentLocation” neben der dynamischen URL des Datensatzes auch die ID der Verzeichnisstruktur gesetzt.