Nach der Erstellung eines Zeiteintrages befindet er sich im Status „Erfasst“. Um Weiterverarbeitet werden zu können, muss er über den Button „Genehmigen“ genehmigt werden. In den Zeiteintragslisten steht der Button „Zeiteinträge genehmigen“ zur Verfügung, über den auch mehrere Zeiteinträge auf einmal genehmigt werden können.
Ist ein Zeiteintrag als „Fakturierbar = Nein“ oder als „Fakturiert = Ja“ markiert, wird er nach der Genehmigung automatisch geschlossen.
In allen anderen Fällen wird der Zeiteintrag auf den Status „Genehmigt“ gesetzt. In diesem Status steht er für die Faktura zur Verfügung.
Zeiteinträge können über verschiedene Wege fakturiert und damit abgeschlossen werden:
Faktura über…
Beschreibung
Zeiteintragsliste
Hier erfolgt die Faktura in der Zeiteintragsliste über den Button „Rechnung erstellen“. Dabei wird pro Kunde eine Rechnung erstellt. Sollte für einen Kunden bereits eine offene Rechnung mit Zeiteinträgen bestehen, werden die Zeiteinträge in diese Rechnung überführt. Es werden nur die Zeiteinträge verarbeitet, die als Abrechnungsart „Manuell“ besitzen.
Projekt
Zeiteinträge die Projekten zugeordnet sind, werden über den Button „Rechnung erstellen“ im Projekt fakturiert. Sollte für das Projekt bereits eine offene Rechnung bestehen, werden die Zeiteinträge in diese Rechnung überführt. Es werden nur die Zeiteinträge verarbeitet, die als Abrechnungsart „Über Projekt“ besitzen.
Vertrag
Zeiteinträge die Anfragen mit Verträgen zugeordnet sind, werden über automatisch bei der Abrechnung des entsprechenden Vertrages berücksichtigt. Es werden nur die Zeiteinträge verarbeitet, die als Abrechnungsart „Über Vertrag“ besitzen.
Zeiteinträge können auch manuell über einen Button als „Fakturiert“ markiert und gleichzeitig abgeschlossen werden. Dazu gibt es in der Zeiteintragsliste den Button "Als fakturiert markieren":
Es werden nur die Zeiteinträge verarbeitet, die den Status "Genehmigt" haben und als "Fakturierbar" markiert sind. Die Funktion kommt z.B. zum Einsatz, wenn ein Auftrag nicht nach Aufwand sondern zum Festpreis fakturiert wird. Die Zeiten können dann zu Controlling-Zwecken erfasst werden, dienen aber nicht als direkte Basis für die Rechnung und müssen auch nicht in eine Rechnung überführt werden um als „Fakturiert“ markiert und abgeschlossen zu werden.
