Einleitung

Beleg PDF-Vorlagen können für verschiedene Belegtypen erstellt und verwaltet werden. Diese Vorlagen können dann optional den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. Sie steuern, welche PDF‑Vorlage bei der Erstellung des Beleg-PDF verwendet wird. Dadurch lassen sich Layouts und Inhalte gezielt an Belegtyp und Unternehmenseinheit anpassen. Die Funktion sorgt für konsistente, korrekte und flexibel steuerbare Belegausgaben.

Die Auswahl einer Beleg PDF‑Vorlage ist für folgende Belegtypen verfügbar:

• Angebote
• Leistungsnachweise

Beleg PDF-Vorlagen verwalten

Beleg PDF-Vorlagen können in den CATOSO-Einstellungen über den Menüpunkt “Beleg PDF-Vorlagen” für verschiedene Belegtypen erstellt und verwaltet werden.

Neben der Angabe des Belegtyps kann im Feld “Name” eine Bezeichnung angegeben werden, unter der die Vorlage später beim Beleg auswählbar ist.

Im Feld “Berichtsvorlagen‑ID” muss zwingend eine ID stehen, die mit einer Vorlagen‑ID im C365-Portal übereinstimmt. Diese ID wird angezeigt, wenn im C365-Portal die entsprechende Belegvorlage geöffnet wird.

Sollen Vorlagen nur für bestimmte Unternehmenseinheiten angezeigt werden, kann optional im Feld “Unternehmenseinheit” der gewünschte Wert eingetragen werden.

Vorlagenauswahl bei Belegen

Bei Belegen gibt es ein Feld “Beleg PDF-Vorlage”, über das optional eine Vorlage zugeordnet werden kann. Entsprechend den Einstellungen werden die Vorlagen dabei wie folgt gesucht.

Wenn keine Vorlage beim Beleg hinterlegt ist:
Ist einem Beleg keine PDF‑Vorlage zugeordnet, wird automatisch die Standardvorlage aus C365 verwendet. Dazu kann im C365-Portal eine Vorlage als Standard gekennzeichnet werden. Existieren mehrere Vorlagen ohne Standard-Kennzeichen, wird der erste passende Datensatz verwendet.

Wenn eine Vorlage beim Beleg hinterlegt ist:
Ist eine PDF‑Vorlage direkt am Beleg ausgewählt, wird diese Vorlage für die PDF-Generierung verwendet.
Wird keine passende Vorlage im C365-Portal gefunden, erscheint eine Fehlermeldung.