Auftrag erstellen
Written by Julian Uduevborho
Updated at January 24th, 2025
- Gehen Sie auf „Vertrieb -> Aufträge“ und wählen Sie den Button „Neu“ in der Toolbar.
- Füllen Sie die notwendigen (Muss-)Felder aus. Die Auftragsnummer wird vom System beim Speichern automatisch vergeben und kann nicht manuell eingegeben werden.
- Wenn Sie einem Auftrag einen Kunden zuordnen, werden bestimmte Felder automatisch mit den Werten vorbelegt, die beim Kunden hinterlegt sind (z.B. Preisliste, Zahlungsbedingungen, Währung, Texte).
- Im Abschnitt „Texte“ können Sie bei Bedarf den Kopf- und Fußtext bearbeiten.
- Speichern Sie den Auftrag, damit Sie im nächsten Schritt Positionen eingeben können.
Positionen werden im Abschnitt „Produkte“ eingeben. Klicken Sie dazu im genannten Abschnitt auf den Button „+ Produkt hinzufügen“. - Füllen Sie im Positions-Formular die notwendigen (Muss-)Felder aus.
- Im Feld „Position“ können Sie den Wert 999 stehen lassen. Das System verwendet dann beim Speichern automatisch die nächste freie fortlaufende Positionsnummer. Das Feld „Position“ müssen Sie nur dann ändern, wenn Sie etwas an der Reihenfolge der Positionen ändern möchten.
- Über die Auswahlbox „Positionstyp“ geben Sie an, um welche Art von Position es sich handelt. Folgende Möglichkeiten sind vorhanden:
- Preisposition: Standardposition, deren Wert in die Gesamtsumme einfließt
- Textposition: Bei dieser Position wird nur Text und kein Preis angezeigt. Wird z.B. für umfangreichere Beschreibungen verwendet)
- Über das Feld „Produkt auswählen“ legen Sie fest, ob Sie ein vorhandenes Produkt aus der Preisliste verwenden oder ein Freitext eingeben möchten:
- Bei Auswahl eines Produktes aus der Preisliste werden die dort hinterlegten Werte (z.B. Beschreibung, Preis, Steuercode) in die Auftragsposition übernommen.
- Wenn Sie alle Positionen eingeben haben, wählen Sie in der Toolbar des Auftrags den Button „Neu berechnen“. Dieser Button aktualisiert das Auftragsformular und die Auftragssumme wird dargestellt.
- Hinweis: Die Auftragssummen werden automatisch berechnet, auch ohne dass Sie den Button „Neu berechnen“ wählen. Er lädt lediglich die Seite neu.
- Um den Auftrag auszudrucken wählen Sie in der Toolbar den Button „Auftrag drucken“. Die Darstellung der Druckvorschau kann unter Umständen einige Sekunden in Anspruch nehmen. Schließen Sie das Fenster dann nicht. Aus der Druckvorschau können Sie den Auftrag entweder ausdrucken (rechter Button) oder als PDF speichern (linker Button):
- Nachdem Sie den Auftrag ausgedruckt oder als PDF gespeichert haben, können Sie ihn an den Kunden senden.
- Setzen Sie über den Button „Auftrag gesendet“ in der Auftrags-Toolbar den Auftrag in den Status „Gesendet“. Damit werden weitere Buttons zur Auswahl aktiviert (z.B. Rechnung erstellen, Auftrag überarbeiten).