- Anfragen können auch ohne zugeordneten Vertrag fakturiert werden. In dieser Variante werden die für eine Anfrage benötigten Zeiten per Zeiteinträge auf die Anfrage gebucht.
- Einzelne oder mehrere Anfragen können dann nach Abschluss direkt über die Anfragen-Liste per Button „Rechnung erstellen“ in Rechnungen überführt werden:
- Der Button berücksichtigt nur Anfragen, die als fakturierbar markiert sind und noch nicht fakturiert sind. Außerdem müssen die Anfragen von der Abrechnungsart "Manuell" und Status "Behoben" sein.
- Besteht eine offene Rechnung für einen Kunden werden die Anfragen in diese Rechnung eingetragen, sonst wird eine neue Rechnung erstellt. Pro Anfrage wird eine Rechnungsposition mit den notwendigen Daten erzeugt. Eine Extra Anfragen- oder Zeitaufstellung neben der Rechnung ist damit nicht mehr notwendig.
- Im Abschnitt „Faktura“ sehen Sie die Abrechnungsart sowie die zugeordnete Rechnung:
- Während bei zugeordneten Verträgen die Konditionen aus dem Vertrag kommen, kommen Sie bei der direkten Fakturierung aus dem Berechnungstyp, der dem Kunden zugeordnet ist.
- Die Stundensätze kommen aus den bei den Tätigkeiten hinterlegten Verrechnungssätzen. Tätigkeiten werden bei Erstellung eines Zeiteintrages angegeben. Damit ist es möglich, Tätigkeiten mit unterschiedlichen Verrechnungssätzen auf eine Anfrage zu buchen.
Wichtiger Hinweis:
- Im Faktura-Prozess (egal ob manuell oder über Vertrag) werden Anfragen automatisch temporär geöffnet und wieder geschlossen um die Anfragen aktualisieren zu können.
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Sollten Sie Workflows haben, die auf den Abschluss von Anfragen reagieren, werden diese dann unter Umständen mehrfach ausgeführt.
Um dies zu verhindern, müssen Sie unbedingt in den entsprechenden Workflow eine zusätzliche Bedingung mit „Abschlusszähler = 1“ aufnehmen:
- Mit jedem Anfragenabschluß wird der Abschlußzähler um 1 erhöht. Im obenstehenden Beispiel wird die E-Mail also nur beim ersten Abschluss einer Anfrage gesendet.