Wenn der Leistungsnachweis inhaltlich und rechnerisch passt, muss er vor der Übergabe in eine Rechnung genehmigt werden. In der aktuellen Version handelt es sich noch um eine einfache Art der Genehmigung, d.h. jeder der Zugriff auf einen Leistungsnachweis hat, kann diesen genehmigen.

Momentan genügt es, in der Toolbar des Leistungsnachweises den Button „In Genehmigung“ zu drücken. Optional kann im Feld „Genehmiger“ ein Genehmiger angegeben werden. Dieser könnte beispielsweise über einen Workflow eine Info-Email bekommen. Zur Genehmigung genügt es den Button „Genehmigt“ zu drücken.

Der Leistungsnachweis kann über den Button „Rechnung erstellen“ in eine Rechnung überführt werden. In der Rechnung wird dabei pro Leistungsart/Tätigkeit eine Position mit Verweis auf den Leistungsnachweis erstellt. Weiterhin werden Fahrtkosten, wenn vorhanden, nach den verschiedenen Typen einzeln als Positionen generiert:

Unter „Einstellungen > CATOSO Einstellungen > Systemeinstellungen“ kann im Abschnitt „Leistungsnachweis“ im Feld „Rechnung aus LN“ angegeben werden, ob bei Faktura eines Leistungsnachweises immer eine neue Rechnung erstellt wird oder ob zuerst nach einer vorhandenen Rechnung gesucht werden soll, in die die Positionen hinzugefügt werden.

Bei der Fakturierung werden alle Zeiteinträge auf „Fakturiert“ = „Ja“ gesetzt und der Status auf „Abgeschlossen“.

Rechnungen können auch aus der Leistungsnachweis-Liste heraus erstellt werden. Dazu genügt es die gewünschten Leistungsnachweise zu markieren und die Faktura über den Button „Rechnung erstellen“ zu starten:

Zuordnung von Kostenstellen und Sachkonten in Rechnung

Wenn ein Leistungsnachweis in eine Rechnung überführt wird, werden Sachkonten in Abhängigkeit von den Einstellungen in der Rechnungsposition gesetzt:

• Wenn der Leistungsnachweis und die darin enthaltenen Zeiteinträge einen Auftragsbezug haben, werden die Sachkonten auf Basis des Produktes der Auftragsposition gesetzt.
• Ohne Auftragsbezug wird das Sachkonto auf Basis der Faktura-Einstellungen (CATOSO Einstellungen > Faktura-Einstellungen) gesetzt.

Kostenstellen werden ebenfalls in Abhängigkeit von den Einstellungen in der Rechnungsposition gesetzt:

• Sollte in den Systemeinstellungen angegeben sein, dass die Kostenstellen auf Basis der bei der Firma hinterlegten Kostenstelle erfolgen soll, wird die Kostenstelle aus der Firma des Kunden geholt.
• Wenn der Leistungsnachweis und die darin enthaltenen Zeiteinträge einen Auftragsbezug haben, werden die Kostenstellen auf Basis des Produktes der Auftragsposition gesetzt.
• Ohne Auftragsbezug wird die Kostenstelle auf Basis der Faktura-Einstellungen (CATOSO Einstellungen > Faktura-Einstellungen) gesetzt.